Blog De woordenlijst voor administrateurs

De woordenlijst voor administrateurs

Voor de ontwikkeling van ons Machine Learning taalmodel hanteren we ontzettend veel woordenlijstjes. Of het nou een lijst is met alle straatnamen in Nederland, alle producten die je online in supermarkten kunt kopen, of een lijst met 1848 datumnotaties. Lijstjes, wij zijn er gek op! En dus dachten we: Waarom maken we er niet nog een? Een lijst met administratieve termen die je absoluut moet kennen. Tromgeroffel...

activa

De activa vormen samen alle bezittingen van de organisatie. Op de balans staan de activa aan de linkerkant (aan de zogenaamde debetzijde van de balans).

Activity Based Costing

Activity based costing is een methodiek die organisaties gebruiken om de kostprijs te berekenen. De kosten worden in deze aanpak opgehangen aan de activiteiten die nodig zijn om producten te maken en verkopen.

afboeken

Door een bedrag af te boeken geef je aan dat je het bedrag naar verwachting niet meer zult ontvangen en dat je er ook niet meer achteraan zult gaan (bijvoorbeeld omdat je klant failliet is). Een ander voorbeeld waarbij je een bedrag afboekt is als je veel meer uren hebt geschreven op een project dan vooraf verwacht en je het onredelijk vindt om al die uren aan je klant door te belasten. In dat geval kun je een deel van de uren afboeken.

afletteren

Met ‘afletteren’ wordt bedoeld het 'afvinken' van bij elkaar horende mutaties op de grootboekrekening. Anders gezegd: het afvinken van een verandering in saldo op een van de rekeningen. Het afletteren van facturen is bijvoorbeeld handig om goed overzicht te houden van wat er wel en niet betaald is.

afromen

De term afromen wordt in verschillende betekenissen gebruikt. Aan de ene kant wordt met afromen bedoeld het verplaatsen van geld van balansrekening naar balansrekening. Dat klinkt technisch, maar veel voorkomende voorbeelden van afromen zijn het storten van contant geld op de bankrekening of het aanvullen van de spaarrekening vanaf de bankrekening. De term afromen wordt in de praktijk ook gebruikt wanneer ongebruikt budget aan het einde van het jaar, leidt tot een verlaging van de begroting in de nieuwe begrotingsronde. Het budget wordt in dat geval ‘afgeroomd’.

afschrijving

Natuurlijk is een afschrijving een bedrag dat van je rekening wordt gehaald. De andere betekenis van afschrijving heeft te maken met het activeren van kosten. Van bedrijfsmiddelen die meerdere jaren meegaan (bijvoorbeeld een machine of een auto) mogen de kosten fiscaal niet volledig afgetrokken worden in het jaar van aanschaf. Je moet de kosten verdelen over de jaren waarin je het bedrijfsmiddel gebruikt. Dat doe je door de kosten op de balans te activeren en – afhankelijk van de levensduur – jaarlijks een deel van de geactiveerde kosten af te schrijven ten laste van de winst. Bedragen onder de 450 euro mogen van de belastingdienst wel in één keer worden afgetrokken als kosten.

audit

Een ‘audit’ is een bepaalde controle binnen een organisatie. Kortgezegd onderzoek je tijdens een audit of bepaalde dingen gelopen zijn, zoals ze hadden moeten lopen. Bijvoorbeeld een onderzoek naar de loop van een bepaald proces, een accountantscontrole van een verantwoordingsstuk, zoals een jaarrekening, een interne rapportage of een subsidieaanvraag. Er zijn interne audits (uitgevoerd door onafhankelijke medewerkers van de organisatie zelf) en externe audits (uitgevoerd door specialisten van buiten de organisatie, zoals een accountantskantoor).

auditfiles

Auditfiles worden gebruikt om de gegevens uit administraties makkelijk te kunnen uitwisselen via standaard formats. Uitwisseling kan bijvoorbeeld plaatsvinden met de Belastingdienst. Er zijn verschillende varianten van auditfiles. De Auditfile Financieel heeft betrekking op onder andere de XML Auditfile Financieel (XAF), ten behoeve van grootboekrekening, grootboekmutaties en debiteuren en crediteuren. De Auditfile Salaris is bedoeld om makkelijk salarismutaties uit te kunnen wisselen. Je gebruikt hiervoor de XML Auditfile Salaris (XAS). Verder zijn er onder andere nog de Auditfile Afrekensystemen (XAA), bedoeld voor het uitwisselen van kassatransacties en de Auditfile Ritregistratie (XAR).

Balanced Scorecard

De Balanced Scorecard is in 1987 bedacht bij het bedrijf Analog Devices. Het is een methodiek om de strategische doelen van een organisatie in concrete, meetbare parameters te vertalen. Daarbij worden niet alleen financiële parameters gebruikt. Normaal gesproken kijk je bij de Balanced Scorecard naar Financiën, Klanten, Interne bedrijfsvoering en Ontwikkeling en Groei als parameters, maar inmiddels zijn er verschillende andere varianten.

benchmarking

Benchmarking is simpel gezegd het vergelijken van de prestaties van je organisatie met anderen. Dat kunnen je concurrenten zijn, maar ook intern benchmarken komt veel voor. In dat geval vergelijk je de prestaties van bijvoorbeeld een afdeling in je organisatie met een andere afdeling in je organisatie. Lees in dit blog hoe wij de toekomst van benchmarking zien.

BTW-nummer

Een BTW-nummer (voluit een BTW-identificatienummer en kortweg ‘BTW-id’) is een nummer dat je van de belastingdienst krijgt als zij je als ‘ondernemer voor de btw’ zien. Vroeger had een BTW-nummer voor eenmanszaken een koppeling met het burgerservicenummer (BSN). Inmiddels is dat niet meer zo vanwege privacy-redenen. Een Nederlands BTW-nummer bestaat uit de landcode NL, 9 willekeurige cijfers, de letter B en een tweecijferig controlegetal (ook wel subnummer genoemd). Je bent verplicht om je BTW-nummer te vermelden op je facturen. Sommige organisaties hebben meerdere BTW-nummers. Bijvoorbeeld in het geval van meerdere vestigingen of activiteiten met verschillende SBI-codes. Het voordeel van meerdere BTW-nummers is dat je meerdere BTW-aangiftes kunt doen. Dat kan handig zijn als je verschillende activiteiten hebt, die onder verschillende BTW-tarieven vallen. Wil je weten of een BTW-nummer klopt? Doe dan de zogenaamde VIES-check.

budget

Een budget in de meest voorkomende betekenis is de financiële ruimte voor een bepaalde periode (bijvoorbeeld een jaar of een kwartaal). Simpel gezegd: hoeveel kun je en/of verwacht je uit (te) geven aan iets? Een budget kan ook betrekking hebben op andere zaken, zoals geplande verkoopvolumes en inkomsten, kosten en uitgaven, activa, passiva en kasstromen. Een synoniem voor budget is begroting.

contante waarde

De contante waarde is een methodiek om de huidige waarde van geld waarover je pas na een bepaalde periode de beschikking hebt te berekenen. Stel je krijg over een jaar € 100. Als de inflate 3% is, dan is de waarde van € 100 euro over een jaar te vergelijken met € 97,08 (€ 100/1,03) op dit moment. Je berekent de contante waarde aan de hand van de toekomstige waarde (het bedrag dat je in de toekomst ontvangt), de periode in jaren en de zogenaamde disconteringsvoet (bijvoorbeeld een rente- of inflatiepercentage). Voor de precieze berekening klik je hier.

continuous auditing

Bij Continuous Auditing gebruikt de auditor technologie (algoritmes of business rules) om de administratie continu te scannen op fouten en risico’s. Als je dat goed doet zijn er geen (of in ieder geval veel minder) steekproeven nodig en hoeven er veel minder dossiers te worden gelicht. Mogelijke problemen worden sneller ontdekt en je voorkomt piekbelasting in het reguliere jaarrekeningproces. Over waarom Continuous Auditing in de praktijk nauwelijks van de grond komt schreven we eerder dit gastblog.

continuous improvement

Continuous Improvement is het op een datagedreven manier stapsgewijs werken aan het continu verbeteren van processen en/of de administratie. Door continue data-analyse ontdek je fouten in je administratie en/of in je processen. Op het moment dat je die fouten stapsgewijs structureel gaan oplossen, ben je bezig met Continuous Improvement.

controller

Een controller houdt zich bezig met de planning en control binnen een organisatie. De controller adviseert de leiding van het bedrijf op het gebied van de efficiëntie en effectiviteit van de organisatie. Een belangrijke eigenschap van een controller is het zijn van ‘een luis in de pels’. Diverse vakgebieden kennen eigen controllersfuncties. Zo heb je IT-controllers, business controllers, HR-controllers, etc.

credit

Credit is het tegenovergesteld van debet. Waar debet staat voor een toename, staat credit voor een afname. Crediteuren zijn leveranciers die je moet betalen voor de levering van goederen of diensten. De creditzijde van de balans is de rechterkant van de balans. Aan deze kant van de balans staan de passiva. Simpel gezegd: de creditzijde van de balans laat zien hoe de bezittingen van de organisatie financieel gedekt zijn (schulden en eigen vermogen).

creditnota

Anders dan bij een normale factuur hoef je bij een creditnota (of creditfactuur) geen geld te betalen aan een leverancier. Een creditnota is een negatief bedrag en wordt gebruikt om bijvoorbeeld onjuiste, reeds verstuurde facturen te corrigeren.

debet

Debet is het tegenovergestelde van credit. Waar credit staat voor een afname, staat debet voor een toename. Debiteuren zijn klanten of afnemers die jou moeten betalen voor de levering van goederen of diensten. De debetzijde van de balans is de linkerkant van de balans. Aan deze kant van de balans staan de activa. Simpel gezegd laat de debetzijde van de balans alle bezittingen van de organisatie zien.

discontering

Disconteren is het terugrekenen van toekomstige kosten en baten naar het huidige jaar. Een voorbeeld is de methodiek van de contante waarde.

dubbele factuur

Soms komt het voor dat een leverancier per ongeluk (of juist met kwade intenties) meerdere malen dezelfde goederen of diensten in rekening brengt. In dat geval spreek je van een dubbele factuur. Betaal je beide facturen, dan is sprake van een dubbele betaling. Door je administratie periodiek te (laten) analyseren op dubbele facturen, kun je dubbele betalingen voorkomen of alsnog terugvorderen.

EBITDA

EBITDA is een afkorting die staat voor Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization. De Nederlandse vertaling is inkomsten voor aftrek van rente, belastingen, afschrijvingen op activa en afschrijvingen op leningen en goodwill. EBITDA geeft de brutowinst van een organisatie aan, zonder aftrek van de in de definitie genoemde kosten. Anders gezegd, het is de winst die een organisatie haalt met haar operationele activiteiten zonder dat hier kosten en opbrengsten van de financiering in verwerkt zitten. Een variant op EBITDA is EBIT, wat staat voor Earnings Before Interest and Tax.

exception

Met exceptions (ook wel: uitzonderingen) bedoelen we de fouten en risico’s die gevonden worden op basis van geautomatiseerde data-analyse. Een voorbeeld van een exception is een dubbele factuur in een algoritme dat controleert op dubbele facturen.

faalkosten

Faalkosten zijn kosten als gevolg van vermijdbare fouten in het productieproces. Door die fouten wordt het product of de dienst niet op tijd of tegen een te lage kwaliteit geleverd, waardoor herstelacties moeten plaatsvinden, zoals reparatie, opnieuw produceren, korting verlenen of schade vergoeden. De kosten van die herstelacties noem je faalkosten.

false negative

Een false negative is een fout of een risico die je had willen vinden met (geautomatiseerde) data-analyse, maar die je niet hebt gevonden. Een voorbeeld van een false negative is een dubbele betaling die heeft plaatsgevonden, maar die je algortime niet heeft opgespoord, omdat je algoritme bijvoorbeeld alleen kijkt naar dubbele betalingen aan gelijke crediteuren en in dit geval de dubbele betaling heeft plaatsgevonden aan de moedermaatschappij en een dochtermaatschappij.

false positive

Een false positive is het omgekeerde van een false negative. Een false negative is een fout of een risico die je (geautomatiseerde) data-analyse heeft gevonden, maar die bij nadere inspectie geen fout of risico blijkt te zijn. Bijvoorbeeld 2 facturen die betrekking hebben op een hotelovernachting in hetzelfde hotel, op dezelfde datum, tegen dezelfde kamerprijs. Op het eerste gezicht kan dit een dubbele betaling lijken, maar dat hoeft niet zo te zijn. Bijvoorbeeld als twee collega’s naar hetzelfde congres zijn gegaan en alletwee op dezelfde datum een vergelijkbare kamer hebben geboekt in hetzelfde hotel.

grootboek

Vaak ten onrechte verward met het boek van Sinterklaas. Het grootboek is een verzameling van alle grootboekrekeningen. Hierin wordt van iedere grootboekrekening een overzicht bijgehouden van de wijzigingen die zich in een periode hebben voorgedaan. Die wijzigingen worden vaak in dagboeken geregistreerd, waarna ze automatisch worden verwerkt in het grootboek.

grootboekrekening

Een grootboekrekening is een overzicht van uitgaven- en inkomstenposten die ‘bij elkaar’ horen. Bijvoorbeeld: onder de grootboekrekening ‘verzekeringen’ worden alle kosten die betrekking hebben op verzekeringen geboekt. Er zijn honderden verschillende grootboekrekeningen denkbaar. Al die soorten kun je onderverdelen in twee hoofdcategorieën: balansrekeningen en resultaatrekeningen. Elke grootboekrekening heeft een uniek nummer toegewezen. Alle grootboekrekeningen bij elkaar worden grootboek of grootboekrekeningschema genoemd.

IBAN

De afkorting IBAN staat voor International Bank Account Number. Simpel gezegd is het een volgorde van cijfers en letters die je nodig hebt voor een internationale banktransactie. Wil je meer weten over wat een IBAN precies is en hoe je een IBAN kunt controleren? We schreven er dit blog over.

incrementele budgettering

Incrementele budgettering – of incrementeel budgetteren, is in de praktijk de meest voorkomende manier van budgetteren. Kortgezegd baseer je de begroting op het budget en/of de realisatiecijfers van de afgelopen periode. Daarbij corrigeer je voor inflatie en productieverschillen. Een belangrijk nadeel van deze manier van budgetteren is dat de perverse prikkel ontstaat om aan het einde van het jaar budgetten zo veel mogelijk ‘op te maken’, omdat afdelingen bang zijn gekort te worden op hun budget als de realisatie achterblijft. Andere manieren van budgetteren zijn bijvoorbeeld Activity Based Budgeting of Zero Based Budgeting.

Inkooporder

Een inkooporder (ook wel purchase order of ‘PO’ genoemd) wordt gebruikt om de inkoop van producten of diensten van een leverancier te controleren. In de inkooporder – die door de kopende partij wordt opgesteld – wordt vooraf omschreven welke goederen of diensten zullen worden afgenomen en tegen welke prijs. In een ideale situatie wordt een factuur bij binnenkomst gematcht met het bijbehorende inkoopordernummer. Op die manier kan worden beoordeeld of de factuur klopt en terecht is.

kaizen

Kaizen is een samentrekking van de Japanse woorden ‘Kai’ (verandering) en ‘Zen’ (goed worden). Het draait dus om ‘verbetering’. Kaizen is een onderdeel van de LEAN methodiek en draait om een cyclus van continue verbetering, waarbij steeds gezocht wordt naar eliminatie van verspilling (activiteiten die kosten verhogen, maar geen waarde toevoegen).

kostenplaats

Een kostenplaats is een afgebakende eenheid binnen een organisatie, waaraan kosten opbrengsten kunnen worden toegerekend. Vaak heeft iedere afdeling binnen een organisatie zijn eigen kostenplaats, maar dat hoeft niet altijd. Je hebt verschillende soorten kostenplaatsen. Zo heb je hoofdkostenplaatsen (meestal een afdeling van de organisatie die eindproducten maakt), zelfstandige kostenplaatsen (meestal een afdeling die ondersteunend is aan het primaire proces) en hulpkostenplaatsen (die vaak niet gekoppeld zijn aan een afdeling, maar in algemene zin kosten groeperen (zoals huisvesting of IT).

kostenverdeelstaat

Een kostenverdeelstaat is een overzicht waarbij je (op basis van verdeelsleutels) kosten van een indirecte kostenplaats doorbelast aan een directe kostenplaats (hoofdkostenplaats). Denk bijvoorbeeld aan kosten voor de schoonmaak.

Kostprijs

Met de kostprijs wordt bedoeld de totale kosten die je per product maakt voor het produceren of leveren van het product. De kostprijs bestaat uit directe kosten (bijvoorbeeld verpakkingsmateriaal of de onderdelen van het product) maar ook uit indirecte kosten (bijvoorbeeld loonkosten, IT-kosten, etc.). De indirecte kosten verdeel je over het aantal producten dat je maakt.

LEAN

LEAN is een methodiek die ontwikkeld is door Toyota. Kortgezegd is het idee dat alleen bedrijfsprocessen waar de klant voor wil betalen of processtappen waar een klant op wil wachten nuttig zijn. Alle overige activiteiten worden gezien als verspilling (waste). Voorbeelden van verspilling zijn bijvoorbeeld fouten (defects), onnodig wachten (waiting), onnodige stappen in het proces (overprocessing), enzovoorts. LEAN wordt vaak in één adem genoemd met Six Sigma. Waar LEAN draait om het hebben van een zo slank mogelijke organisatie (met zo min mogelijk verspilling), gaat Six Sigma vooral over het meetbaar maken van de kwaliteit van de bedrijfsprocessen.

memoriaal

In het memoriaal worden incidentele boekingen gemaakt die niet kunnen worden gemaakt in het kasboek, bankboek, inkoopboek of verkoopboek. Deze boekingen noemen we memoriaalboekingen. Denk bijvoorbeeld aan afschrijvingen, overlopende posten of vooruitbetaalde bedragen.

negatieve schaalvoordelen

Er wordt gesproken van negatieve schaalvoordelen (of schaalnadelen) op het moment dat de gemiddelde kosten per product toenemen, naarmate de productieomvang groter wordt.

overheadkosten

Met overheadkosten worden de kosten bedoeld die een organisatie aan de eigen organisatie besteedt. Voorbeelden van overheadkosten zijn de kosten voor HR, IT, juridische zaken, huisvesting, enzovoorts. Door de overheadkosten te meten krijg je een beeld bij de efficiëntie van een organisatie.

passiva

Met passiva wordt de creditzijde van de balans (de rechterkant) bedoeld. Simpel gezegd: de passivakant van de balans laat zien hoe de bezittingen van de organisatie financieel gedekt zijn (schulden en eigen vermogen).

pro forma factuur

Een pro forma factuur (of minder correct ‘proforma factuur’) is een onofficiële, voorlopige factuur die de koper informatie biedt over de producten of diensten die geleverd gaan worden. Een pro forma factuur hoeft niet betaald te worden (dat doe je pas bij een reguliere factuur), maar kan bijvoorbeeld helpen bij goederen die geïmporteerd moeten worden om te voldoen aan vergunningen of douaneformaliteiten.

process mining

Process mining is een datagedreven methode waarbij bedrijfsprocessen worden geanalyseerd om inzicht te krijgen in mogelijkheden voor procesverbetering. Veel softwarepakketten registreren in hun logs welke stappen wanneer zijn doorlopen (zogenaamde timestamps) en door wie. Door die gegevens via process mining te analyseren krijg je inzicht in hoe het proces heeft gelopen, hoe lang het heeft geduurd en in de vraag waar het proces niet optimaal is geweest.

Referentie Grootboekschema (RGS)

De afkorting RGS staat voor Referentie Grootboekschema. Het Referentie Grootboekschema is een grootboekrekeningschema dat wordt gebruikt om te rapporteren aan overheden (zoals de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en het CBS). Het Referentie Grootboekschema bestaat uit vier velden: referentiecode, referentiegrootboeknummer, grootboekomschrijving en omslagcode. De referentiecode is – door middel van een unieke lettercode - gekoppeld aan alle grootboekrekeningen en daarnaast aan Standard Business Reporting (SBR).

stelpost

Een stelpost wordt opgenomen in een begroting als de werkelijke kosten nog niet nauwkeurig bepaald kunnen worden. Het gaat om een schatting, die zekerheidshalve vaak wat ruimer wordt genomen.

VIES-check

VIES staat voor VAT Information Exchange System. Dit systeem van de Europese Unie is opgezet om btw-informatie binnen de EU uit te wisselen. VIES is geen database. Het is een zoekmachine van de Europese Commissie, die btw-identificatienummers (of kortweg: btw-nummers) opzoekt in de landelijke btw-databases van de verschillende EU-lidstaten. In dit blog vertellen we je precies wat een VIES-check is en hoe het werkt. Geen zin om te lezen, maar wil je gewoon direct (gratis) checken of je BTW-nummers kloppen? We controleren je BTW-nummers graag voor je.