Door Mischa Masthoff,
gepubliceerd op 04-09-2025
#bezuinigen
€ 206.398,78. Dat is het bedrag dat een van onze klanten in een jaar tijd onterecht betaalde aan dubbele facturen. Grofweg zijn er vier hoofdoorzaken waarom facturen dubbel worden ingediend. De kleinste categorie is bewuste fraude: organisaties die een factuur meerdere malen indienen in de hoop meerdere malen betaald te worden. Een tweede hoofdoorzaak bestaat uit mensen die – in hun ogen – te lang moeten wachten op hun geld. Zij zullen dezelfde factuur nogmaals indienen bij wijze van aanmaning. De derde categorie bestaat uit mensen die onzeker zijn over het facturatieproces. Omdat ze niet (precies) weten waar de factuur naartoe moet, sturen ze dezelfde factuur op meerdere plekken in: bijvoorbeeld, een keer naar de direct opdrachtgever en een keer naar de financiële administratie. De laatste categorie bestaat uit facturen waar fouten in zijn ontstaan. Bijvoorbeeld een factuur waarin de weken 1 tot en met 4 worden gefactureerd en vervolgens een factuur waarin de weken 3 tot en met 5 worden gefactureerd. In dit geval bestaat er per ongeluk een overlap in de datum. In dit artikel geven we je 7 tips om het aantal dubbele facturen binnen je organisatie zoveel mogelijk te voorkomen.
1. Wees duidelijk over welke eisen je stelt aan een factuur
Een efficiënt facturatieproces draait om duidelijkheid. Veel organisaties stellen bepaalde eisen aan een factuur. Wordt aan die eisen niet voldaan, dan wordt de factuur niet betaald. Wordt een factuur niet betaald, dan zal de leverancier de factuur opnieuw indienen, waarbij er een risico bestaat dat de oude factuur alsnog wordt betaald of dat de leverancier de nieuwe factuur op verschillende plekken zal indienen (bijvoorbeeld een keer bij de contactpersoon, een keer via de mailbox voor de aanmaningen en voor de zekerheid nog een keer via de reguliere facturen mailbox). Wees daarom zo proactief en duidelijk mogelijk over de eisen die je als organisatie aan een factuur stelt. Een voorbeeld uit de praktijk waar dit niet goed gelukt is? Een organisatie die de factuureisen op een afgeschermd deel van haar website heeft gepubliceerd. Een deel waar alleen eigen medewerkers toegang toe hadden. Beter nog dan het publiceren van je factuureisen op een (toegankelijk) deel van je website, is het vooraf proactief informeren van de leverancier. Bijvoorbeeld door de eisen toe te voegen aan de mail waarin de leverancier de inkooporder ontvangt, of door opdrachtgevers te instrueren bij ondertekening van een offerte direct de factuureisen kenbaar te maken aan een leverancier.
2. Houd je facturatieproces zo simpel mogelijk
Er is de laatste jaren steeds meer sprake van het verleggen van de administratiedruk van de opdrachtgever naar de leverancier. Software-oplossingen als Candex en SAP Ariba proberen om leveranciers te verleiden (of te dwingen) om steeds meer gegevens rechtstreeks in de systemen van de leverancier in te voeren. Op papier is dat een logische ontwikkeling. De leverancier, die er op gebrand zal zijn om snel betaald te worden, heeft een financiële prikkel om zijn gegevens correct in te voeren. De praktijk is weerbarstiger. De gemiddelde leverancier heeft vele klanten. Een enkeling zal Candex gebruiken, misschien een paar SAP Ariba en wat anderen zullen weer een ander pakket gebruiken. Voor de leverancier betekent dat onwennigheid, zoeken in schermpjes die ze niet goed kennen en een grote foutgevoeligheid. En wat doen leveranciers die onwennig zijn? Die gaan voor de zekerheid hun factuur op meerdere plekken en op meerdere manieren aanbieden aan de leverancier.
3. Controleer (regelmatig) op dubbele facturen
Natuurlijk, er zijn genoeg organisaties die één keer in de zoveel jaar een no cure no pay bureau naar potentieel dubbele facturen laten zoeken. Daar is niks mis mee. Ook wij bieden, desgewenst, die dienstverlening aan op basis van no cure no pay (maar dan goedkoper dan Spendlab uiteraard). Die methode heeft alleen een aantal belangrijke nadelen. Een praktisch nadeel is dat je onterecht gedane betalingen terug moet zien te krijgen. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker dat in de praktijk wordt. Organisaties gaan failliet, stoppen er mee of medewerkers die inhoudelijk op de hoogte waren, zijn in de tussentijd vervangen door medewerkers die dat niet zijn. Een tweede nadeel is dat het veel lastiger is om patronen te herkennen in het ontstaan van dubbele betalingen. Kies je er voor om wekelijks automatisch te controleren op dubbele facturen (voordat de betaaltape de deur uit gaat), dan voorkom je beide problemen. Dubbele facturen worden ontdekt, voordat er sprake is van een betaling en patronen worden zichtbaar door consequent en regelmatig te monitoren. Een patroon dat we in onze praktijk bijvoorbeeld tegenkomen is dat het aantal dubbele facturen aan het eind van het jaar (veel) hoger ligt dan in andere maanden. Leer je het patroon kennen, dan kun je gericht werken aan een structurele oplossing.
4. Verzamel facturen op één plek
Op het moment dat voor een leverancier niet duidelijk is waar een factuur naartoe moet, ontstaan er in de praktijk varianten op het volgende scenario. De leverancier stuurt de factuur naar zijn direct opdrachtgever, vergezeld van de vraag waar de factuur naartoe kan. De opdrachtgever geeft het mailadres van de financiële administratie door. De leverancier stuurt een tweede factuur naar de financiële administratie en de opdrachtgever besluit los daarvan de eerste factuur toch ook maar door te sturen naar de financiële administratie. Daarmee is dezelfde factuur twee keer ingediend. Wil je dubbele facturen zoveel mogelijk voorkomen, creëer dan één centrale plek waar facturen naartoe kunnen. Bijvoorbeeld een [email protected] mailbox. Wees daarbij op voorhand (intern en extern) duidelijk dat facturen die via andere routes binnenkomen niet behandeld zullen worden.
5. Betaal op tijd
Pay late, collect early. Het is een bekend mantra vanuit de treasury-wereld. En natuurlijk maximaliseer je zo je renteopbrengsten. Maar je vergroot ook het risico op dubbele betalingen. Hoe langer je wacht met betalen, hoe groter de kans dat een leverancier dezelfde factuur bij wijze van aanmaning nogmaals gaat versturen. Zeker als je niet op voorhand duidelijk geweest bent waar aanmaningen naartoe gestuurd kunnen worden (tip: gebruik daarvoor een andere mailbox dan reguliere facturen), is de kans groot dat de oorspronkelijke factuur en de aanmaning in hetzelfde proces terecht komen en potentieel dubbel betaald zullen worden.
6. Gebruik de boekingstekst zinvol
De meest waardevolle informatie bij het beoordelen of twee facturen dubbel zijn of niet, is vaak de boekingstekst (vaak ook ‘factuuromschrijving’ genoemd). Een factuur kan dubbel zijn, ook al wijkt de factuurdatum, het bedrag of bijvoorbeeld het factuurnummer af. De boekingstekst geeft in die gevallen regelmatig uitsluitsel. Toch komt het in de praktijk voor dat de boekingstekst niet of niet goed gevuld wordt. Zo hadden een aantal administrateurs van een klant van ons de gewoonte de boekingstekst van een factuur te kopiëren van een andere factuur. Dat scheelde typewerk. “Inhuur Jansen week 1” (dit is natuurlijk een gefingeerd voorbeeld) uit de eerste factuur werd dan door de administrateur van de opdrachtgever gekopieerd en gebruikt voor de tweede factuur, waarin “Jansen” inmiddels de werkzaamheden uit week 2 factureerde. Het gevolg was dat er veel facturen dubbel leken, maar dat in de praktijk niet waren. Bij een andere klant werd de factuuromschrijving überhaupt nooit geregistreerd. Het gevolg was dat bij de controle op dubbele facturen alle facturen in pdf-vorm ‘ingelezen’ moesten worden, om ze alsnog inhoudelijk te kunnen beoordelen.
7. Herken fraude op tijd
Naast alle fouten, verwarring en onduidelijkheid die de oorzaak kan zijn van dubbele facturen, zal het in een minderheid van de gevallen ook gaan om opzet. Een goed voorbeeld zijn de spookfacturen die namens Netherfind worden verstuurd. Dit soort organisaties verstuurd facturen voor werkzaamheden die niet verricht zijn of stuurt proforma facturen en presenteert die zoveel mogelijk als reguliere facturen. Op het moment dat dit soort oplichters door krijgt dat hun frauduleuze facturen daadwerkelijk worden betaald, zal je organisatie er meer gaan ontvangen. Ook hiervoor geldt weer: probeer met een zo klein mogelijke interval regelmatig te controleren op dubbele facturen en spookfacturen. Hoe eerder je ze herkent, hoe beter je de gevolgen kunt beperken.
Aan de slag?
Ben je benieuwd naar de dubbele facturen in jouw administratie? We helpen je graag. Dat kan op basis van no cure no pay, of op basis van een vaste vergoeding. We kunnen je helpen met een eenmalige analyse over een langere periode of door bijvoorbeeld wekelijks automatisch te controleren (voor je betaaltape de deur uit gaat). Een keertje doorpraten over de mogelijkheden? We maken graag kennis met je!