Blog Het Referentie GrootboekSchema. Wat is het en wat kun je er mee?

Het Referentie GrootboekSchema. Wat is het en wat kun je er mee?

Het moeilijke woord van vandaag? Referentie Grootboekschema. Je hebt de term misschien weleens voorbij horen komen, maar wat is het precies en – belangrijker – wat kun je er mee? De Belastingdienst schrijft op zijn site over de vraag waarom de Belastingdienst het Referentie Grootboekschema (RGS) ondersteunt: “Omdat we het belangrijk vinden dat bedrijven sneller en makkelijker kunnen administreren. En omdat wij bedrijven die met RGS werken, sneller en makkelijker kunnen controleren [...] Zo krijgen we snel inzicht in de administratie. Tijdens ons bezoek hebben we dan minder vragen. En de vragen die we nog hebben, zijn gerichter.” Oe. Gerichtere vragen van de Belastingdienst. Dat klinkt niet op voorhand heel aantrekkelijk. Waarom het RGS desondanks cool is en je het toch zou moeten gebruiken leggen we je graag uit in dit artikel.

Cijfers aanleveren en vergelijken valt altijd tegen

Even een kort uitstapje. Jaren geleden werkte ik bij de Gemeente Rotterdam. We gingen een onderzoek doen naar de kosten voor onderwijshuisvesting binnen de gemeente. Dat klinkt simpel. Excelbestandje maken. Paar cellen arceren, waarin je de financiële getallen wil ontvangen. En uitsturen maar naar alle onderwijsinstellingen in de stad.

In de praktijk werd het een heel gepuzzel. Waarom? Omdat iedereen bepaalde kosten op een andere manier bleek te boeken. Wat je dan krijgt is veel werk voor de aanleverende partij (het extracomptabel vertalen van bepaalde kosten naar de gewenste categorieën), een gebrekkige rapportage en vooral veel vragen over en weer.

Om dit soort ellende te voorkomen is het Referentie Grootboekschema ontwikkeld.

Wat is het Referentie Grootboekschema (RGS)?

We gaan er voor het gemak even vanuit dat je weet wat een grootboek is. Zo niet, lees dan ons blog waarin veelvoorkomende boekhoudbegrippen worden uitgelegd. Het Referentie Grootboekschema is simpel gezegd een standaard grootboekrekeningschema. RGS verbindt het grootboekrekeningschema met Standard Business Reporting (SBR). Voor de mensen die denken: “Standard Business Reporting, wat is dat nou weer?” Standard Business Reporting is de nationale standaard voor de digitale uitwisseling van bedrijfsmatige rapportages, zoals jaarrekeningen en belastingaangiftes.

Vergelijk het met mijn Excelbestandje hierboven. SBR is eigenlijk het format waarin je bepaalde financiële gegevens moet aanleveren aan derden (zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst of banken).

Wat je in de praktijk ziet is dat je eigen rekeningcodes niet eenduidig aansluiten op het SBR-format. Dat betekent dat je moet gaan puzzelen welke rekeningcode aansluit op welke SBR-categorie. Dat kost tijd en is foutgevoelig.

Het Referentie Grootboekschema helpt om die vertaling makkelijker te maken. Het Referentie Grootboekschema gebruikt zogenaamde RGS-codes, die worden gekoppeld aan de financiële administratie en corresponderen met de juiste SBR-codes. Het is met andere woorden de brug tussen je eigen grootboekrekeningnummers en de SBR-codes waarin je moet rapporteren aan derden.

Wat is het voordeel van het Referentie Grootboekschema (RGS)?

Met RGS kun je op het niveau van de grootboeksaldi gegevens uit je financiële administratie delen met derden. Het idee is platgezegd: als we met zijn allen eenzelfde structuur in het grootboekschema gebruiken, dan kunnen we gegevens makkelijker delen, begrijpen en vergelijken. Omdat we dan weten dat we het over hetzelfde hebben.

De (nabije?) toekomstvisie is dat RGS het mogelijk kan maken om niet alleen gegevens te versturen naar overheidsorganisaties, maar ook gegevens te ontvangen. Dat zouden bijvoorbeeld benchmarkcijfers kunnen zijn. Juist omdat iedereen met RGS dezelfde standaard gebruikt, wordt het technisch heel makkelijk om cijfers te vergelijken.

Hoe wordt het Referentie Grootboekschema (RGS) opgebouwd ?

Het Referentie Grootboekschema bestaat uit vier velden: referentiegrootboeknummer, grootboekomschrijving, omslagcode en – als belangrijkste – de referentiecode.

Het referentiegrootboeknummer is niet verplicht, maar dient als voorbeeld. Organisaties mogen ook hun eigen nummering aanhouden.

De grootboekomschrijving is zodanig geformuleerd dat de aard van de grootboekrekening de positie binnen het schema weergeeft. Een organisatie kan ook een eigen omschrijvingen kiezen. Eventuele omschrijvingen van extensies worden achter de grootboekomschrijving gezet.

De omslagcode wordt gebruikt in de gevallen waar een rekening zowel een credit- als een debet-saldo kan bevatten. De omslagcode is de referentiecode van de tegengestelde rekening.

En dan nu belangrijkste en meest complexe kolom: de referentiecode. De referentiecode heeft 5 niveau’s (afhankelijk van hoe diep je het grootboekschema zit). Hoe dieper je komt, hoe langer de referentiecode. Een voorbeeld.

Niveau 1 is de Winst- en Verliesrekening of de Balans. In het voorbeeld van de Balans is de referentiecode B.

Niveau 2 bevat de hoofdrubrieken. Bijvoorbeeld Materiële Vaste Activa. De referentiecode wordt dan BMva (Balans Materiële vaste activa).

Niveau 3 bevat de rubrieken. Bijvoorbeeld Bedrijfsgebouwen. De referentiecode wordt dan BMvaBeg.

Niveau 4 bevat de grootboekrekeningen. Bijvoorbeeld Verkrijgings- of vervaardigingsprijs bedrijfsgebouwen. De referentiecode wordt dan BmvaBegVvp.

Het laagste niveau (niveau 5) bevat de mutaties. Bijvoorbeeld Investeringen nieuw aangeschaft bedrijfsgebouwen. De referentiecode wordt dan BMvaBegVvpIna.

Mocht je ooit nog een leuk idee zoeken voor een teamuitje, dan kun je altijd nog ‘galgje’ gaan spelen met de RGS referentiecodes.

Welke partijen zitten er achter het Referentie Grootboekschema (RGS)?

Het RGS wordt ontwikkeld door een groep samenwerkende private en publieke partijen, Waaronder de aanbieders van boekhoudsoftware, zoals AFAS online, Twinfield en Snelstart, een aantal koepelorganisaties, zoals de NBA en de zogenaamde uitvragende partijen (het CBS, de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel).

Ongeveer 82% van de boekhoudsoftware die binnen het MKB gebruikt wordt, kan inmiddels overweg met het Referentie Grootboekschema.

Nu jij zelf nog ;-) Hopelijk heeft dit artikel je een beetje op weg geholpen.