Continu Verbeteren van je administratie [in zeven stappen]

Door Mischa Masthoff, gepubliceerd op 21-06-2021

Kom. We kijken even mee bij een gemiddelde administratie bij jou in de buurt...Op maandag werden er 543 fouten gevonden. Op dinsdag: nog eens 79. Woensdag kwamen er weer 372 bij. Drie normale, gemiddelde dagen. En ineens zitten er bijna duizend fouten (extra) in je administratie. Wat zou er gebeuren als je die fouten niet op dagelijkse basis op zou lossen? Het waarschijnlijke antwoord? Dan krijg je net zo’n administratie als in jouw organisatie. ;-)

Het maakt niet uit hoe je organisatie georganiseerd is, welke systemen je gebruikt of hoe talentvol je administrateurs zijn: er zullen altijd fouten zitten in je data. De vraag is hoeveel en hoe adequaat je die fouten oplost. In een ander artikel leggen we uit hoe het concept van Continu Verbeteren op een gestructureerde en geautomatiseerde manier het aantal fouten in je administratie kan verminderen

Ik hoor je denken: ‘concepten zijn leuk, maar ik wil met mijn data aan de slag!’. In dit gezamenlijke artikel laten Rob van den Wijngaard (die – samen met zijn team bij Universiteit Leiden – een van de voorlopers is op het gebied van Continu Verbeteren) en ik je zien wat je moet doen en waar je kunt beginnen.

Even opfrissen, wat is Continu Verbeteren?

Continu Verbeteren is het proces van het continu analyseren van je administratie op fouten en risico’s, het opvolgen van gevonden fouten en risico’s en het doorvoeren van structurele veranderingen om fouten en risico’s in de toekomst te voorkomen.

Een voorbeeld. Stel je dat je de overhead van je organisatie administreert in je HR systeem (stap 1). In stap 2 gebruik je algoritmes om je administratie continu te scannen, waarbij ze automatisch op zoek gaan naar onjuiste overhead categorieën. Bijvoorbeeld door een functie te matchen met de geregistreerde overhead categorie.

Iedere ‘uitzondering’ (zo noemen we een waarde die gevonden wordt als potentiële fout of risico) wordt vervolgens onderzocht door je collega’s van de administratie. Is het inderdaad een fout, dan wordt deze hersteld (stap 3). Na verloop van tijd worden (op basis van de eerste drie stappen) patronen ontdekt en is het tijd voor structurele maatregelen (stap 4). Bijvoorbeeld, de administratief medewerkers krijgen duidelijker instructies over hoe – in dit voorbeeld – overhead moet worden geregistreerd.

1. Op zoek naar sponsors: de business case

Zoals met alles wat je doet, gaat ook Continu Verbeteren middelen (tijd/geld) vragen van je organisatie. Middelen zijn vaak schaars, dus het eerste op je lijstje is om een ‘sponsor’ te vinden. Wie in je organisatie kan er voor zorgen dat je de middelen krijgt die je nodig hebt? Ga die persoon zoeken en overtuig hem of haar van de business case. Maar wacht, voordat je PowerPoint van stal haalt: met ‘business case’ bedoelen we niet het maken van meer dan 40 slides met grafieken, forecasts en SWOT-analyses. Houd het simpel. Maak een export, laat het aantal fouten in die export zien en leg uit welke effecten die fouten gaan hebben op de bedrijfsvoering of het primaire proces.

2. We hebben een stragisch plan, het heet: ga dingen doen!

Een van de grote voordelen van Continu Verbeteren is de potentie om enorm te schalen.

Bij Universiteit Leiden hebben ze rond de 40 controles die continu de administratie scannen. In een gemiddelde week worden zo’n 1.600 uitzonderingen gevonden en afgehandeld door de administratie. Goed om te vermelden is dat de gevonden uitzonderingen een stuk hoger hadden kunnen liggen. Maar Universiteit Leiden is een van de voorlopers in Nederland op het gebied van Continu Verbeteren, waardoor hun administratie er gemiddeld gezien goed voor staat.

Het risico van de schaalbaarheid van Continu Verbeteren is dat je te groots wil starten. ‘We gaan gewoon alles monitoren!’ Als je begint met een te ambitieus plan, dan is er een risico dat je niet de middelen krijgt die je nodig hebt, dat je je administratieve team ‘opblaast’ en dat je in de praktijk vooral bezig bent met plannen uitwerken, in plaats van met dingen doen. Begin klein, leer van je fouten en vier successen. ‘The more we discover, the more there is to discover’.

3. Het selecteren van je eerste controles

Een goede vuistregel is om te starten met een maximum van drie controles. Waarom niet meer? Omdat een groot onderdeel van Continu Verbeteren bestaat uit de betrokkenheid van je administratieve team. Elke uitzondering die je analyse vindt, betekent niets als de uitzondering vervolgens niet netjes wordt afgehandeld. Het is onzinnig om meer uitzonderingen op te sporen, dan er kunnen worden afgehandeld. Dus om te beginnen, kies er maximaal drie.

Oke maar welke? Het goede nieuws is, dit is niet een vraag je alleen hoeft te beantwoorden. Verlaat je werkplek en praat met je collega’s. Praat met controllers en met administrateurs. Vraag hen welke analyses veel tijd kosten (zoals bijvoorbeeld de VIES-check), welk type records foutgevoelig is en waar zij de grootste risico’s (of juist kansen) zien.

Een tip is om een shortlist te maken, waarin je iedere potentiële controle scoort op drie dingen: efficiency-winst, risicobeheersing en automatiseerbaarheid. De controles die goed scoren op deze aspecten, zijn logisch om mee te starten.

4. Kies het juiste platform

Welk platform je gebruikt hangt af van je ambitie en je budget. Als de omstandigheden je dwingen tot de meest basale optie, dan zou je Excel kunnen gebruiken om je dataset snel te kunnen analyseren. Fouten die je vindt kun je vervolgens per mail doorsturen naar je administratieve team.

Het grootste nadeel van die optie is, zoals je waarschijnlijk weet, dat Excel niet geweldig overweg kan met hele grote datasets. Eerlijk gezegd gaat Excel je alleen tijdens je eerste stappen naar Continu Verbeteren kunnen helpen. Wil je serieus met Continu Verbeteren aan de gang, dan raden we je aan om je controles te bouwen in gespecialiseerde talen zoals Python.

Python is een zeer krachtige programmeertaal, die extreem goed overweg kan met grote datasets en waarbij je gebruik kan maken van een uitgebreide bibliotheek aan modules.

Ben je niet bekwaam in Python en wil je toch op een laagdrempelige manier je data (laten) analyseren? Gebruik dan de controles die we aanbieden op wijcontrolerenjedata.nl. Dat worden er steeds meer en voor de prijs hoef je het niet te laten.

De volgende stap is je controles vaker uit te voeren en (idealiter) te combineren met een digitale workflow. Dat gaat je administratieve team enorm helpen, omdat je zo de opvolging van de gevonden uitzonderingen standaardiseert. Wat ons bij het volgende punt brengt.

5. Krijg je administratieve team mee

Hoewel het kiezen van het juiste platform belangrijk is, moet je ook het belang van ‘change management’ niet onderschatten. Uitzonderingen vinden is mooi, maar als de gevonden uitzonderingen vervolgens niet snel en adequaat worden opgevolgd, ben je alleen bezig met Continu Monitoren, niet met Continu Verbeteren.

Het is belangrijk om je te realiseren dat Continu Verbeteren grote aantallen uitzonderingen per dag kan gaan vinden. Afhankelijk van je controle zal niet iedere uitzondering een fout zijn.

Voor sommige controles geldt dat een uitzondering een mogelijke fout is. Denk bijvoorbeeld aan een controle op dubbele facturen. Facturen die dubbel lijken, zijn dat niet altijd. Dat betekent dat je administratieve team niet alleen fouten moet herstellen. Eerst moeten ze kijken of een uitzondering ook een echt een fout is. Zo niet, dan moeten ze loggen waarom er sprake is van een onterechte uitzondering. Die informatie wordt vervolgens gebruikt om de controle aan te scherpen. Lang verhaal kort, Continu Verbeteren gaat veel vragen van je administratieve team. Help hen om te gaan met die verandering. Maak hun levens zo makkelijk als je kunt. En laat hen de voordelen inzien van Continu Verbeteren. Een fout herstellen in je crediteuren stamgegevens, gaat verderop in het proces een hoop andere fouten (en dus werk) voorkomen.

6. Maak een feedback loop

Bij Universiteit Leiden wordt de opvolging van gevonden uitzonderingen uitgebreid gelogd. Wanneer is de uitzondering ontdekt, wie heeft de uitzondering afgehandeld, wat is er precies gedaan? Alles wordt automatisch geregistreerd.

Dit heeft twee grote voordelen. Er ontstaat een audit trail, waarmee je kunt laten zien dat je in control bent. Maar daarnaast ontstaat er een feedback loop. Iedere keer dat een aministrateur een uitzondering afhandelt waarbij geen sprake is van een echte fout, wordt dit door hem of haar gelogd. Die feedback wordt vervolgens gebruikt om de controle waar nodig aan te passen. Controles die leiden tot te veel valse uitzonderingen kunnen namelijk een onnodige belasting zijn voor je administratieve team.

7. Leer van anderen

De laatste en meest belangrijke stap is om te blijven leren van anderen. Continu Verbeteren is een nieuwe en boeiende ontwikkeling. Voel je vrij om contact op te nemen om te sparren of je mening te geven over dit blog. Laten we elkaar op goede ideeën brengen. Er is altijd ruimte om te verbeteren!

Dit artikel is een bewerking van ons artikel dat eerder verscheen op analyticsinhr.com