Door Mischa Masthoff,
gepubliceerd op 04-10-2024
#bezuinigen #control #continu-verbeteren
’It is only in times of darkness, when we see the brightest stars’. Of een soortgelijke – inspirerend bedoelde - zin. Ik kan hem me niet goed meer herinneren. Wat ik me wel kan herinneren is dat op de dag waarop de grote baas die zin had uitgesproken, een deel van het personeel gebeld werd. Werd je gebeld, dan kon je je spullen pakken en vertrekken. Het waren moeilijke tijden en bezuinigingen waren de enige optie. Het maakt niet uit waar je werkt. Iedere organisatie krijgt vroeg of laat te maken met harde bezuinigingen. Of dat nou het financieel ravijn in de onderwijs- en gemeentemarkt is, of ‘normale’ bezuinigingen omdat er bijvoorbeeld ‘te weinig aandeelhouderswaarde’ is gecreëerd. In dit artikel sta ik stil bij de gebruikelijke oplossingen in tijden van bezuiniging en bij de vraag hoe Continuous Monitoring helpt van bezuinigingen een succes te maken.
Bezuinigingen in de praktijk
De details zullen per organisatie verschillen, maar veel organisaties die bezuinigen doen in grote lijnen hetzelfde. Er wordt een stuurgroep opgetuigd, jaarcontracten onder personeel worden niet verlengd, er komt vacaturestop en een verbod op externe inhuur en iedere afdeling krijgt een flinke financiële taakstelling. De voortgang van dit alles wordt in de regel door middel van maandelijkse rapportages gevolgd en besproken binnen het hoger management en de opgerichte stuurgroep. Wat belangrijk is om je te realiseren, is dat er daarnaast ongewenste bewegingen op gang zullen komen. Bijvoorbeeld omdat over het algemeen verantwoordelijken zullen vechten voor het behoud van hun plannen, budget en mensen. Continuous Monitoring gaat je helpen om die ongewenste bewegingen tegen te gaan en de bezuinigingen zo vlot mogelijk te laten verlopen. Hieronder laat ik je dat zien, aan de hand van een aantal voorbeelden.
Wat is Continuous Monitoring?
Bijna iedere organisatie van een zekere omvang beschikt over dashboarding. Tableau, Power BI, Qlik: mooie grafiekjes maken op een bepaald aggregatieniveau is voor de meeste organisaties geen probleem. Continuous Monitoring gaat – in de definitie die wij hanteren – een stuk verder. Met Continuous Monitoring gebruik je algoritmes die je administratie continu scannen op fouten en risico’s. Niet alleen op een hoger aggregatieniveau, maar juist ook op transactieniveau. Vergelijk je administratie met een aardappelfabriek. Met je BI-tools krijgt het management inzicht in hoeveel aardappels er binnengekomen zijn, wat het gewicht was en hoeveel er al in zakken gestopt zijn. Met Continuous Monitoring beoordeel je iedere individuele aardappel die over de lopende band langskomt. Is de aardappel te groot, klein, rot, enzovoorts? Zo controleren we bij wijcontrolerenjedata.nl voor onze klanten de financiële administratie op soms wel honderden verschillende gebieden. Gevonden fouten en risico’s worden door verantwoordelijken beoordeeld en in een automatische audit-trail wordt bijgehouden wie, wat, wanneer gedaan heeft met welke fout/welk risico. Voordat ik in ga op de voordelen van Continuous Monitoring in tijden van bezuinigingen, eerst een paar voorbeelden van ongewenste effecten van bezuinigingen.
Bestellingen buiten het reguliere inkoopproces om
Een van de eerste dingen die een bezuinigende organisatie zal doen, is heel kritisch kijken naar openstaande en nieuw aan te maken inkooporders. Hoe groot is de kans dat er op lang openstaande inkooporders nog facturen binnenkomen? Door die inkooporders te sluiten, vervalt de boekhoudkundige reservering die je daarmee gemaakt hebt en realiseer je een pijnloze besparing. Vervolgens zal er een rem gezet worden op het aanmaken van nieuwe inkooporders. Kort door de bocht: maak je geen of minder nieuwe inkooporders aan, dan ontstaan er ook geen of minder verplichtingen en ben je aan het bezuinigen. Toch is de praktijk weerbarstig. Omdat mensen, ook in tijden van bezuiniging, vaak toch hun eigen inkopen willen doen (‘bezuinigen, dat doet de ander maar’). In de praktijk zul je daarom zien dat het aantal inkooporders (en het bijbehorende bedrag) zal dalen, maar vaak zul je tegelijkertijd een stijging zien van het aantal bestellingen buiten het reguliere inkoopproces om. Bestellingen waar geen inkoopordernummer aan vooraf gaat. Bestellingen die ‘onzichtbaar’ zijn, totdat de factuur op de mat valt. Lekker buiten het zicht van de stuurgroep om, totdat het te laat is.
Meerwerkfacturen
Een variant hierop zijn de meerwerkfacturen. Als je strak stuurt op inkooporders, dan ontstaat er een prikkel om de inkooporders die er nog wel doorheen komen zo laag mogelijk te houden. Een ongewenst bijkomend effect is dat het aantal meerwerkfacturen zal toenemen.
Waterbedeffect op grootboekrekeningen
Een derde effect dat zal optreden, is dat je een toename zult zien van oneigenlijk gebruik van bepaalde grootboekrekeningen. Een voorbeeld uit de praktijk: een organisatie verkeert in zwaar weer en zet een stop op externe inhuur. De grootboekrekening voor externe inhuur wordt maandelijks nauwgezet bijgehouden door de stuurgroep. Omdat mensen altijd op zoek gaan naar sluipweggetjes, zie je in de praktijk dat een deel van de externe inhuur niet stopt, maar zich verstopt. Variërend van een toename van vergelijkbare, maar door slordigheid niet gemonitorde, alternatieve grootboekrekeningen, zoals de grootboekrekening voor ‘detachering’. Of door externe inhuur bewust weg te boeken op grootboekrekeningen die daar niks mee te maken hebben. De inhuur van een SAP-consultant op de grootboekrekening voor softwarelicenties bijvoorbeeld.
Dubbele facturen als gevolg van moeizame processen
De vorige voorbeelden gaan vooral over het bewust uit het zicht laten van uitgaven. Er zijn ook andere, onbedoelde neveneffecten van bezuinigingen. Bij wijcontrolerenjedata.nl controleren we voor veel klanten de administratie op dubbele facturen. Wat daarbij opvalt is dat er gedurende het jaar pieken in het aantal dubbele facturen ontstaan (het plaatje hieronder laat een voorbeeld zien van een van onze klanten).
Die pieken ontstaan aan het einde van het jaar en rond de zomervakantie. De piek aan het einde van het jaar heeft te maken met organisaties die zo min mogelijk overlopende posten willen en dus aan het eind van het jaar nog zoveel mogelijk facturen in het lopende jaar willen laten vallen. De piek rond de zomervakantie komt door achterstanden als gevolg van (tijdelijk) te weinig personeel. Dat werkt als volgt. Door (tijdelijke) onderbezetting ontstaan er achterstanden in de betaling van facturen. Wat doen mensen die hun factuur niet op tijd betaald krijgen? Die sturen hun factuur nog een keer in. Dit keer niet alleen naar de crediteurenadministratie, maar voor de zekerheid ook nog een keer naar hun opdrachtgever. Zo komt dezelfde factuur een aantal keer in het facturatieproces terecht. Minder personeel betekent minder tijd om facturen te beoordelen en zo ontstaat een piek in het aantal dubbele betalingen. Als die piek al ontstaat tijdens de zomervakantie, dan kun je nagaan wat het effect is van een forse, structurele afname van het personeel. Want jaarcontracten niet verlengen (een van de eerste algemene maatregelen in tijden van bezuinigingen), betekent ook een lagere bezetting op je financiële administratie.
Autorisaties van vertrekkend personeel
Een laatste voorbeeld van een onbedoeld neveneffect van bezuinigen? Eentje uit een hele andere hoek. Als je je jaarcontracten niet verlengt en misschien zelfs overgaat tot gedwongen ontslagen, zullen er een hoop mensen vertrekken. Administratief worden daar in de praktijk regelmatig fouten in gemaakt. Bijvoorbeeld door autorisaties of licenties van vertrokken medewerkers niet in te trekken. Kost dat geld? Deels, als je bijvoorbeeld onnodig blijft betalen voor licenties die je niet meer gebruikt. Maar een veel groter risico is misbruik door oneigenlijk gebruik van rechten. Mensen die na uit dienst gegaan te zijn nog even de Sharepoint-omgeving leegtrekken bijvoorbeeld. Of mensen die, na hun dienstverband nog bij vitale systemen of informatie kunnen.
De meerwaarde van Continuous Monitoring
De ontwikkelingen in de voorbeelden hierboven voorkom je niet met maandelijkse, geaggregeerde rapportages. Die voorkom je door vanaf het begin ‘strak op de bal te zitten’. Op transactieniveau, want op een hoger aggregatieniveau kun je dingen verstoppen. Strak op de bal zit je door fouten en sluiproutes te signaleren en mensen waar nodig direct aan te spreken. Zo houd je niet alleen de rapportages van je stuurgroep accuraat, maar je laat ook in een vroeg stadium zien dat het geen zin heeft om te proberen buiten schot te blijven. Continuous Monitoring levert daarmee niet alleen direct geld op (gemiddeld besparen we onze klanten bijvoorbeeld enkele tonnen per jaar aan dubbele facturen), maar een veelvoud daarvan bespaar je indirect. Door tijdens het proces van bezuinigen continu maximaal in control te zijn. Is je interesse gewekt en wil je hier vrijblijvend een keer over doorpraten? Neem gerust contact met ons op. We kijken er naar uit je te leren kennen.