De werkkostenregeling (WKR) in vijf vragen

Door Mischa Masthoff, gepubliceerd op 08-04-2022

Er zijn zo van die dingen in het leven waar iedereen een hekel aan heeft. PSV (sorry...), tandsteen, maar ook vervelende administratieve klussen. Een arbitraire top 3 voor wat betreft die laatste categorie? 3. Handmatig de VIES-check uitvoeren voor grote aantallen BTW-nummers, 2. formulieren invullen om je bank er van te overtuigen dat je niet belastingplichtig bent in de VS en 1. de werkkostenregeling (WKR). In dit artikel leggen we je aan de hand van vijf vragen uit hoe het ook alweer zit.

Tot 2015 werd door de Belastingdienst alles wat de werkgever aan een werknemer verstrekte of vergoedde gezien als loon. Het gevolg was dat er over alle verstrekkingen en vergoedingen loonbelasting betaald moest worden. Van kerstpakket tot cup a soup. Dat hoeft niet meer. Door de invoering van de werkkostenregeling (of: WKR) mogen werkgevers een deel van de totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. In 2022 gaat het om maximaal 1,7% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000. Daarboven is het 1,18%. Dus stel je bent een kleine werkgever en je hebt een totale fiscale loonsom van € 200.000, dan mag je in 2022 maximaal €3400 onbelast verstrekken aan je werknemers. Die 1,7% wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Over alles wat je als werkgever daarboven nog vergoedt, moet een eindheffing van 80% worden betaald. Maar let op, niet alles gaat ten koste van de vrije ruimte. De Belastingdienst onderscheidt vijf categorieën:

• intermediare kosten;
• gericht vrijgesteld;
• nihilwaardering;
• kosten binnen de vrije ruimte;
• kosten buiten de vrije ruimte.

Van intermediaire kosten is sprake als de werknemer kosten van de werkgever heeft voorgeschoten en later bij zijn werkgever declareert. Denk bijvoorbeeld aan parkeerkosten of een zakelijke lunch. Let op, de WKR is een regeling die complex en genuanceerd in elkaar zit. Een zakelijke lunch is bijvoorbeeld iets anders dan de lunch die je werknemer iedere dag in de kantine bestelt. Intermediaire kosten worden niet gezien als loon en er is dus geen loonbelasting over verschuldigd. De kosten gaan ook niet ten koste van de vrije ruimte. Met andere woorden, deze mag je onbeperkt, onbelast vergoeden.

Ook zogenaamde gericht vrijgestelde kosten gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Binnen deze categorie vallen bijvoorbeeld:

• Kosten voor woon- en werkverkeer (tot 19 eurocent per kilometer);
• Treinkaartjes;
• Zakelijke overnachtingen;
• Cursussen, seminars en opleidingen;
• Maaltijden bij overwerk
• Een verhuizing vanwege de dienstbetrekking (op minimaal 25 kilometer van werk);
• laptops;
• enzovoorts.

Tot slot gaan ook sommige werkplekvoorzieningen niet ten koste van de vrije ruimte. Voor een aantal voorzieningen die met het werk of de werkplek te maken hebben, geldt dat ze op €0 zijn gewaardeerd (zogenaamde nihilwaarderingen) en daardoor onbelast zijn. Bijvoorbeeld koffie en thee op kantoor of een OV-abonnement (let op, losse treinkaartjes zijn gericht vrijgesteld – om het makkelijk te maken...). Voor een aantal andere werkplekvoorzieningen (zoals maaltijden in de bedrijfskantine of door de werkgever geregelde kinderopvang) gelden zogenaamde normbedragen. Die bedragen gaan wel ten koste van de vrije ruimte, maar op basis van een bepaald normbedrag.

Werkgevers hoeven binnen de werkkostenregeling niet te toetsen of hun werknemers de vergoedingen en/of verstrekkingen zakelijk of privé gebruikt. Wel geldt er een zogenaamde gebruikelijkheidstoets. Dat betekent dat de Belastingdienst vergoedingen en verstrekkingen mag vergelijken met vergelijkbare situaties. De vergoeding of verstrekking mag maximaal 30 procent hoger zijn dan in vergelijkbre situaties. Het bedrag daarboven wordt gezien als loon. Daarnaast hanteert de Belastingdienst de regel dat een totaalbedrag boven de €2400 per medewerker per jaar niet als gebruikelijk worden gezien.