De top 5 fouten in btw nummers

Door Mischa Masthoff, gepubliceerd op 15-06-2021

VIES check uitvoeren? Op grote aantallen BTW-nummers?

Weet je wat het voordeel is van dingen vaak doen? Op een gegeven moment begin je patronen te ontdekken. Als je iedere week naar de Lidl gaat, weet je op een gegeven moment dat het handig is om niet alle pakken melk bij elkaar op de band te zetten, maar juist verspreid, zodat je nog een beetje kans maakt om het moordende tempo van de kassière (m/v) bij te houden bij het inpakken. Bij wijcontrolerenjedata.nl verwerken we data. Veel data. Aan de lopende band. Bijvoorbeeld voor onze controle waarmee we gratis de geldigheid van btw nummers opzoeken. In dit artikel delen we de top 5 fouten die we tegenkomen bij het administreren van btw nummers.

Waarom moet je btw nummers administreren?

Voordat we beginnen: waarom is het ook alweer nodig om btw nummers te registreren? Kortgezegd is het zo dat je btw nummers moet registreren (en controleren) op het moment dat de btw wordt verlegd. In bepaalde gevallen hoef je als organisatie zelf minder btw te betalen. Bijvoorbeeld in het geval van onderaanneming, het uitlenen van personeel of bij het zaken doen met bedrijven uit het buitenland. In die gevallen wordt de btw geheven van de afnemer. De belastingdienst stelt wel als voorwaarde dat je het btw nummer van je afnemer in die gevallen registreert en controleert. Voldoe je daar niet aan, dan loop je kans op een boete en/of een naheffing. De geldigheid van je geregistreerde btw nummers kan door middel van een zogenaamde VIES check. Wat een VIES check is en hoe dat precies werkt lees je in ons blog over de VIES check.

Waarom ontstaan er fouten in de btw-administratie?

In de praktijk zien we dat er veel fouten ontstaan in de btw-administraties van organisaties. Dat heeft een aantal oorzaken. Over de verschillende soorten fouten die we het vaakst tegenkomen, gaan we het straks hebben. Maar in algemene zin is een belangrijke oorzaak voor de fouten in de btw-administratie dat het een taai en technisch onderwerp is. Het verleggen van btw is eerder uitzondering dan regel en zoals vaker in administraties zijn de waarden die je tijdens het invoeren minder vaak tegenkomt (zoals btw nummers uit exotische landen) foutgevoeliger. Wist je bijvoorbeeld dat Denemarken, Frankrijk en Noord-Ierland de enige landen in de EU zijn waarbij er spaties in de structuur van de btw nummers zitten?

Een tweede oorzaak is dat het controleren van de juistheid en geldigheid van btw nummers zonder slimme software een arbeidsintensieve (en laten we eerlijk zijn) vervelende klus is. Als je iedere btw-code handmatig, stuk voor stuk moet controleren op de website van de Europese Commissie, dan is de motivatie om je btw-administratie periodiek op te schonen in de praktijk ver te zoeken. En alles wat je niet periodiek opschoont, wordt op de lange termijn een puinhoop (kijk maar in je schuurtje). Daarbij maakt het echt niet uit of je nou AFAS online, VISMA, Exact of SAP gebruikt. Een derde oorzaak is het feit dat er in de praktijk te weinig urgentie wordt gevoeld om de btw-administratie op orde te hebben. Een risico op een boete of een naheffing is nog niet hetzelfde als een daadwerkelijke boete of een naheffing en dus zakt dit punt in de praktijk vaak weg op de prioriteitenlijst van de verantwoordelijke managers.

Na deze korte achtergrond is het de hoogste tijd om naar onze top 5 fouten die we tegenkomen bij het administreren van btw nummers te gaan.

Interpuncties

Interpuncties staat op nummer 5. En vergeet de  s p a t i e s  niet. Dat is meteen een lastige. De vraag is namelijk, als dit je btw nummer is: NL858906612B01, is dit dan fout: NL.85.89.06.61.2B.01? Nee, je zult geen boete of naheffing krijgen als je teveel (of te weinig) spaties of punten in je btwnummers (oeps, vergeet ik een spatie) hebt. Waarom staat hij dan in onze top 5? Omdat een handmatige (VIES-)check op geldigheid op de site van de Europese Commissie niet met die interpunctie overweg kan. Je zult ‘invalid input’ terugkrijgen als resultaat. Omdat de VIES check hem niet goed rekent door de interpunctie, zul je (bij een handmatige check) nooit weten of het nummer geldig is of niet. Om die reden corrigeren wij interpunctie-fouten voordat we de btw nummers van onze klanten in bulk laten controleren via de VIES check.

Verkeerd ingescande codes

Op nummer 4 staan verkeerd ingescande btw nummers. Het automatisch inscannen van facturen is tegenwoordig bij veel organisaties de gewoonste zaak van de wereld. Het probleem is dat er bij het inscannen van de btw nummers in de praktijk soms foutjes worden gemaakt. Een O die wordt gelezen als een nul of andersom. Een 5 die wordt gelezen als een S of andersom. En ga zo maar door. Dit soort fouten bij het inscannen zorgt er – hoe verklaarbaar ook – voor dat het geregistreerde btw nummer (dat goed op de factuur stond) in de administratie echt fout is.

Format-fouten

Op nummer 3 in onze top 5 staan de format-fouten. Zoals meer dingen in de Europese Unie zie je dat lidstaten ook op het gebied van btw nummers hun eigen weg gaan. Kijk voor de grap eens bij de veelgestelde vragen op de site van de Europese Commissie en zie hoe verschillend de opbouw van de btw nummers per land is. Overigens zijn die verschillen in de praktijk nog veel groter, omdat op die site nog een versimpelde weergave van de feitelijke algoritmes wordt getoond. De ‘B’ in de Nederlandse btw nummers wordt bijvoorbeeld buiten beschouwing gelaten. Een Nederlands btw nummer van 5 tekens? Dat hoef je inhoudelijk niet eens te laten controleren. Alleen al aan het format (in dit geval het aantal karakters) kun je zien dat het nummer niet klopt.

Ongeldige btw nummers

Op nummer 2 van onze top 5 komen we de ongeldige btw nummers tegen. Met die categorie bedoelen we de btw nummers waarvan het format weliswaar klopt, maar die niet (meer) geldig zijn. De Europese Commissie zegt hierover: “Een ongeldige respons houdt in dat er in de betrokken nationale database geen informatie kon worden gevonden over het betrokken btw nummer, omdat:

• het btw nummer niet bestaat
• het btw nummer niet geldig is voor transacties tussen verschillende EU-landen
• de registratie nog niet volledig is (in sommige EU-landen is een aparte inschrijving nodig voor transacties tussen verschillende EU-landen)

Geen btw nummer

En dan, de winnaar van onze top 5. Mogen we een applaus voor de lege waarden? Een bekend probleem dat we op allerlei plekken in allerlei administraties zien. Gewoon niks invullen. Zoals hierboven aangestipt ontbreekt het in de prakijk soms aan een gevoel van urgentie om btw nummers netjes te administreren. Het gevolg: veel lege plekken.

Hoe kan ik mijn btw-administratie op orde krijgen?

Het mooie aan veel fouten is dat je snel dingen kunt verbeteren. Praat met je collega’s over het belang van het op een juiste manier registreren van btw nummers (om zo lege waarden in de toekomst te voorkomen), maar ga vooral ook periodiek je btw nummers controleren. Laat een API bouwen met de website van de Europese Commissie of, als je dat niet kunt, gebruik websites (bijvoorbeeld wijcontrolerenjedata.nl) om in grote aantallen tegelijk een VIES check uit te voeren. Want alleen door je administratie periodiek te controleren op fouten en risico’s, ga je patronen zien. Patronen die je gaan helpen om fouten structureel te voorkomen. Alleen zo houd je je administratie schoon. Maar daarover vertel ik een andere keer...