De VIES-check: gratis BTW nummers opzoeken

Door Mischa Masthoff, gepubliceerd op 04-06-2021

VIES check uitvoeren? Op grote aantallen BTW-nummers?

Als je op de financiële administratie werkt, heb je er vast weleens van gehoord. De VIES check. Maar wat is het precies? Waar is de VIES check voor bedoeld? En hoe werkt een VIES check? Allemaal goede vragen, die we in dit artikel stuk voor stuk voor je gaan beantwoorden

Wat is een VIES check?

VIES staat voor VAT Information Exchange System. Dit systeem van de Europese Unie is opgezet om btw-informatie binnen de EU uit te wisselen. VIES is geen database. Het is een zoekmachine van de Europese Commissie, die btw-identificatienummers (of kortweg: btw nummers) opzoekt in de landelijke btw-databases van de verschillende EU-lidstaten.

Dat alle lidstaten een eigen database hebben, betekent trouwens niet dat die gegevens zonder VIES check toegankelijk zijn. De Nederlandse Belastingdienst heeft bijvoorbeeld geen eigen systeem om (als buitenstaander) de geldigheid van een btw nummer op te zoeken. Voor het op een correcte manier opzoeken van een btw nummer moet je dus een zoekopdracht via VIES (een zogenaamde VIES check) doen. Het VIES-systeem is dus de enige officiële bron voor informatie over btw-identificatienummers van organisaties uit de Europese Unie.

Waar is de VIES check voor bedoeld?

Met een VIES check controleer je zoals gezegd of een btw nummer geldig is niet. Maar waarom is dat nodig? Op het moment dat je als organisatie zaken doet met bedrijven uit het buitenland of als btw wordt verlegd (bijvoorbeeld bij onderaanneming of bij het uitlenen van personeel in bepaalde branches), dan worden er door de Belastingdienst zwaardere eisen gesteld aan je administratie.

Dat komt omdat je in die gevallen zelf minder btw betaalt, omdat de btw wordt geheven van de afnemer in plaats van van jou als leverancier. Omdat je eigen organisatie minder btw betaalt, moet je kunnen aantonen dat de ontvangende partij wel btw-plichtig is. Dat doe je door het btw-identificatienummer van die partij op te nemen in je administratie en te controleren.

Breng je minder btw in rekening en blijkt bij controle van je administratie dat je klant geen btw-aangifte hoeft te doen? Dan krijg je van de Belastingdienst een naheffingsaanslag en mogelijk een boete. Het is dus belangrijk om dit goed op orde te hebben

Hoe werkt de VIES check?

Normaal gesproken: omslachtig.

Je kunt via de website van de Europese Commissie de geldigheid van een btw nummer opzoeken. Dat gaat alleen (zoals we gewend zijn van de Europese Commissie) heel traag. De controle gaat normaal gesproken namelijk door handmatig een voor een de verschillende btw nummers op te zoeken. De uitzondering daarop is als je door een paar technische jongens (of meiden) een directe koppeling met het VIES-systeem laat bouwen.

Gelukkig ken jij van die technische jongens. Je vrienden van wijcontrolerenjedata.nl. Met onze VIES check kun je in een keer grote aantallen btw nummers opzoeken.

Daarbij gaan we nog een stapje verder. We controleren je btw nummers eerst op format. Met andere woorden, klopt de opbouw van het btw nummer? Ieder land heeft namelijk zijn eigen regels op het gebied van de opbouw van een btw nummer. Een Nederlands btw nummer van 8 tekens? Dat kan nooit kloppen. Van de nummers die qua opbouw niet goed zijn, krijg je een aparte melding. Daarvan weten we al dat ze fout zijn, voordat ze door de VIES check van de EU gaan. Dat maakt de analyse sneller. Het verwerken van een nummer kost namelijk ook bij een directe en geautomatiseerde koppeling met de VIES check ongeveer een seconde (wij kunnen wel harder, maar de EU niet). Het tweede voordeel van het feit dat we eerst op format checken is dat we ook een uitspraak kunnen doen of het format van de btw nummers van buiten de EU klopt (dit geldt op dit moment voor 64 landen). Zo kun je in een keer al je btwnummers laten opzoeken, zonder dat dit je extra tijd of moeite kost. Op de EU-nummers die qua format wel kloppen, wordt door ons automatisch een inhoudelijke VIES check uitgevoerd. Daarmee weet je dat het nummer niet alleen qua opbouw klopt, maar ook qua inhoud.

De VIES check: leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.