Vind dubbele facturen voordat ze je geld kosten

Door Mischa Masthoff, gepubliceerd op 18-06-2021

We zijn een softwarebedrijf en geen café. Dat heeft twee voordelen. Het eerste is dat we geen idee hebben wat er in een Bloody Mary gaat (uhm, ketchup?). Het tweede voordeel is dat we een hele overzichtelijke administratie hebben. In 2020 hebben we in totaal maar 116 facturen ontvangen. Eigenlijk 115, want er was er een dubbel. We zagen hem op tijd en zo voorkwamen we dat we onnodig geld weggooiden. Maar het punt is: als wij in onze administratie al een dubbele factuur hebben zitten, hoeveel geld gooit jouw organisatie dan wel niet ieder jaar (potentieel) weg? Potentieel, want je had ze kunnen vinden. Toch is dat bij grote aantallen facturen lang niet makkelijk. In dit artikel beantwoorden we de vraag hoe je een potentieel dubbele factuur kunt vinden. Want geld dat je niet weggooit, is geld dat je niet meer ergens anders hoeft te verdienen.

Verschillende soorten dubbele facturen

In een ideale wereld gaat alles makkelijk. In die wereld is een dubbele factuur een factuur waarbij alles hetzelfde is als bij een andere factuur. Hetzelfde bedrag, dezelfde factuurdatum, dezelfde referentie, dezelfde factuuromschrijving, dezelfde vervaldag, dezelfde crediteurnaam en hetzelfde crediteurnummer. Het probleem is: de kans dat je dit soort identieke facturen gaat vinden is klein. Als je ze wel vindt, zullen het er niet veel zijn.Bovendien zijn er veel meer gradaties van dubbele facturen. Facturen die niet identiek en toch dubbel zijn.

Een voorbeeld uit de praktijk. Een tijdje terug stuurden we een factuur naar een van onze klanten. Het was een factuur voor een licentie, zoals we die iedere maand naar deze klant sturen. Zoals gebruikelijk mailden we de factuur naar het mailadres van de financiële administratie, met een cc aan onze opdrachtgever. Enige tijd daarna informeerde onze opdrachtgever ons dat onze licentie voortaan uit een ander potje betaald zou worden (niet meer vanuit het innovatiebudget, maar vanuit het reguliere IT-budget). Het verzoek aan ons was daarom om een ander inkoopordernummer op de reeds verstuurde factuur te zetten.

We informeerden of er een creditfactuur nodig was voor de reeds verstuurde factuur, pasten het inkoopordernummer en de factuurdatum aan en stuurden de aangepaste factuur opnieuw. Bij onze klant liggen op dat moment twee facturen die betrekking hebben op dezelfde prestatie, voor hetzelfde bedrag, van dezelfde leverancier, maar met een andere factuurdatum. Ken je de context hierboven, dan snap je dat dit een dubbele factuur is. Ken je de context hierboven niet, dan zou het een dubbele factuur kunnen zijn, maar het zouden net zo goed twee verschillende facturen kunnen zijn die beiden betrekking hebben op een andere licentieperiode.

Een factuur die dubbel lijkt, hoeft niet dubbel te zijn

Andersom gebeurt ook. Ogenschijnlijk dubbele facturen, terwijl ze dat niet zijn. Denk bijvoorbeeld aan het maandelijkse bosje bloemen dat op kantoor wordt bezorgd. Hetzelfde bedrag, dezelfde factuuromschrijving, dezelfde crediteur, alleen de factuurdatum is anders. Een ander voorbeeld? Stel er is een congres waar vijf medewerkers van je organisatie naar toe gaan. Ze boeken bij hetzelfde hotel (gezellig!), voor dezelfde periode, vijf identieke kamers. Dat kan zomaar leiden tot vijf facturen met dezelfde factuurdatum, van dezelfde crediteur, voor hetzelfde bedrag en met dezelfde factuuromschrijving.

Het gaat om de balans

Hoevaak komen dubbele facturen voor? Dat is een beetje afhankelijk van welke bron je hanteert. Verschillende onderzoeken gaan uit van percentages variërend van 0,1% tot 3% van de facturen. Dat lijkt weinig, maar omgerekend naar het geld dat daarmee weggegooid wordt, kan een organisatie flink besparen door dubbele facturen op tijd te herkennen. Daar komt bij: onnodig geld verspillen is altijd stom. Zeg nou zelf, zou je 3% van je salaris door de WC willen spoelen?

Het is wel belangrijk dat je een goede balans zoekt. Het is net als vissen. Je kunt gaan vissen met een hengel. Dan vang je weinig, maar wat je vangt is een vis. Je kunt ook gaan vissen met een sleepnet. Dan vang je veel vis, maar ook veel dingen die je niet wil vangen. Anders gezegd, je wil niet alle twijfelgevallen gaan onderzoeken, maar je wil ook voorkomen dat er teveel potentieel dubbele facturen door het net glippen.

Een voorbeeld: je kunt verschillende algoritmes bedenken die dubbele facturen kunnen opsporen. Die algoritmes kun je heel ‘streng afstellen’. Bijvoorbeeld: voor een dubbele factuur moet de factuuromschrijving identiek zijn. Het voordeel is dat twee facturen die betrekking hebben op bijvoorbeeld de licentiekosten over twee verschillende periodes, maar toch op dezelfde dag zijn verstuurd, niet als dubbel worden gezien. De factuuromschrijving is immers verschillend.

Het nadeel is dat je bepaalde dubbele facturen gaat missen. Bijvoorbeeld twee facturen van dezelfde crediteur waarbij op de eerste in de factuuromschrijving staat: “Werkzaamheden week 36 t/m week 45”. Op de tweede factuur van dezelfde crediteur staat in de factuuromschrijving: “Werkzaamheden week 45 t/m week 52”. Vind je hem niet, omdat je algoritme een identieke factuuromschrijving eist, dan ga je onnodig week 45 dubbel betalen.

De paradox die we in de praktijk zien is trouwens dat hoe meer je je algoritme inricht op een zogenaamde ‘hard match’ (dat wil zeggen: identieke waarden) op verschillende kolommen, hoe groter de kans is dat je veel ‘false positives’ gaat vinden (facturen die dubbel lijken, maar dat niet zijn, zoals de hotel-overnachtingen). In ons algoritme gebruiken we daarom een combinatie van hard matches en zogenaamde ‘fuzzy matches’ (m.a.w. waarden zijn niet identiek, maar lijken sterk op elkaar). Daarbij kijken we naar de variatie in de waarden binnen de verschillende kolommen. Simpel gezegd, hoe groter die variatie in de dataset is, hoe steviger een match binnen die kolom meeweegt in de beoordeling of er sprake is van een dubbele factuur of niet.

Er is geen goed of fout. Hoe ‘streng’ of ‘los’ je je algoritme afstemt hangt af van de capaciteit die je beschikbaar hebt voor het opvolgen van potentieel dubbele facturen en hoevaak je je administratie daarop controleert. Heb je handigheid in het controleren op dubbele facturen (bijvoorbeeld doordat je regelmatig je facturen controleert op www.wijcontrolerenjedata.nl), dan kun je ook de meer exotische varianten gaan onderzoeken.

De kanttekening daarbij is: hoe goed je algoritme ook is, het blijft belangrijk om een mens naar de gevonden potentieel dubbele facturen te laten kijken. Niet alleen voor de afhandeling, maar ook bij wijze van dubbelcheck. Bijvoorbeeld, is ‘week 45’ inderdaad dubbel in rekening gebracht of is het alleen een fout in de factuuromschrijving?

Hoe kun je dubbele facturen voorkomen?

Als je regelmatig controleert op dubbele facturen, ga je op enig moment patronen zien. Patronen die je gaan helpen om het aantal dubbele facturen structureel te verminderen. Bijvoorbeeld: facturen die dubbel binnenkomen, omdat je geen centrale facturen-mailbox hebt en mensen hun factuur daarom maar naar alle leden van het projectteam sturen (geloof me, het gebeurt). Of door op een makkelijk vindbare plaats duidelijke instructies op te nemen voor leveranciers waar hun facturen aan moeten voldoen. Door op tijd de juiste inkoopordernummers te verstrekken. En ga zo maar door.

Het regelmatig controleren op dubbele facturen bespaart je daarmee niet alleen geld, maar het houdt je ook een perfecte spiegel voor waar de zwakke plekken in je crediteurenproces zitten.