Wat is een auditfile? Vijf vragen en antwoorden...

Door Mischa Masthoff, gepubliceerd op 01-04-2022

Iedereen die in de administratie werkt of ooit gewerkt heeft weet hoeveel discussie, fouten en algemene ellende er komt uit de definities van velden in de administratie. Staat het externe factuurnummer van de leverancier nou in het veld PURCHASE_INVOICE_NR, in het veld EXT_INV_REF of toch in het veld PURCHASE_INVOICE_ID_SUPPLIER? Dat soort discussies is vervelend en tijdrovend als het om je eigen administratie gaat, maar helemaal ingewikkeld wordt het als je je data wil delen met externe partijen. Gelukkig is daar iets op bedacht. Auditfiles. Wat het is en wat je ermee kunt leggen we je uit in dit artikel.

Een auditfile is een zogenaamde open standaard voor het uitwisselen van gegevens uit je administratie. Met andere woorden: in een auditfile zitten de belangrijkste gegevens uit je administratie, waarbij de kolommen een uniforme naam hebben.

Zo kan bijvoorbeeld de Belastingdienst de gegevens van bedrijven makkelijk controleren, zonder lange discussies over welke gegevens nodig zijn en in welke velden die gegevens precies staan.

De eerste auditfile in Nederland is vooral ontwikkeld door de Belastingdienst. De ontwikkeling van de huidige versies van de auditfile gebeurt vooral door het zogenaamde Auditfileplatform. Dit is een samenwerking tussen de Belastingdienst, SRA (een netwerkorganisatie van accountantskantoren) en een aantal commerciële partijen.

Wil je meer de diepte in over de ontwikkeling van de auditfiles? Kijk dan op de website Ondersteuning Digitaal Berichtenverkeer (ODB) van de Belastingdienst.

Het grote voordeel van een auditfile is dat er je heel makkelijk data mee kunt delen met anderen. Als je een XAF bestand naar je accountant of naar de Belastingdienst stuurt, dan zullen ze snappen wat er staat. Dat scheelt tijd, gezeur en interpretatiefouten. Ook als je ooit overstapt naar een ander boekhoudpakket, dan kun je door middel van een auditfile eenvoudig al je basisgegevens overzetten.

De Belastingdienst stimuleert het gebruik van auditfiles, maar verplicht bedrijven daar niet toe. In de meeste boekhoudpakketten is het aanmaken van een auditfile optioneel. Heb je wel auditfiles, dan kan de Belastingdienst ze in sommige gevallen volledig opeisen, omdat ze – in dat geval - onderdeel vormen van je administratie. Ook als je daar persoonlijke notities aan hebt toegevoegd, zo bleek uit jurisprudentie van het hof.

Audit files zijn een goede eerste stap voor het uitwisselen van gegevens. Maar. We zijn er nog niet. Onder andere, omdat ieder land op dit moment zijn eigen auditfileformat heeft ontwikkeld.

In Nederland wordt op dit moment het .XAF format gebruikt (de bestandsnaam van een auditfile eindigt op .XAF). De afkorting XAF staat voor XML Auditfile Financieel. Dat format wordt altijd geaccepteerd door de (Nederlandse) Belastingdienst en accountants.

In de praktijk zul je ook nog de voorloper van .XAF tegenkomen: .ADF (dit staat voor “Auditfile Financieel”). Verder wordt er gewerkt aan formats die wel tussen verschillende landen onderling kunnen worden gebruikt. Bijvoorbeeld het SAF-T format (dit staat voor “Standard Audit File for Tax”).

Tot slot is er inhoudelijk een aantal verschillende soorten auditfiles. Zo zijn er bijvoorbeeld aparte auditfiles voor de loonkosten (.XAS), kassatransacties (.XAA), rittenregistraties (.XAB en .XAR), enzovoorts.

Vroeger kon je je auditfiles openen met de auditfile viewer van de Belastingdienst. Die bestaat niet meer, maar dat is ook niet nodig. Een XAF bestand kun je tegenwoordig vrij makkelijk openen in Excel of via je Notepad. Ook zijn er verschillende softwaretools om auditfiles te lezen of te converteren. Zijn die echt nodig? Meh...

Hopelijk heeft dit artikel je op weg geholpen in de wondere wereld die audit files heet. Enthousiast geworden en wil je meer lezen? Lees dan ook ons blog over het Referentie Grootboekschema.