Door Mischa Masthoff,
gepubliceerd op 10-09-2024
#bezuinigen #control #continu-verbeteren
Het klinkt als een horrorfilm voor accountants, maar het zijn bezuinigingen die zo streng zijn dat ze er een naam aan hebben gegeven: het Financieel Ravijn. Werk je in het (hoger) onderwijs of bij een gemeente? Dan weet je waarschijnlijk dat de komende jaren financieel (enorm) zwaar zullen worden. In dit artikel gaan we het niet hebben over de omvang of gevolgen van het probleem (lees daarvoor bijvoorbeeld het speciaal aangelegde dossier op de website van vakblad Binnenlands Bestuur of dit statement van de AOb). In dit artikel kijken we samen met Rob van den Wijngaard (voormalig directeur van het Shared Service Centre van Universiteit Leiden) naar wat je als organisatie zelf kunt doen om grip te houden op je financiën. Een gesprek met iemand die in de praktijk zijn sporen verdiend heeft met datagedreven werken.
Rob van den Wijngaard - voormalig directeur Shared Service Center van Universiteit Leiden
Verantwoordelijkheid pakken
Op de vraag naar zijn mening over de voorgenomen bezuinigingen is Rob stellig. “Ik heb jarenlang in het hoger onderwijs gewerkt, dus ik ken de praktijk. De bezuinigingen die er nu aan zitten te komen zijn draconisch en enorm onverstandig. Natuurlijk is het goed dat er vanuit verschillende kanten een lobby op gang komt, om de politiek op andere gedachten te brengen. Maar we moeten meer doen dan dat. Juist in dit soort situaties is het enorm belangrijk om ook te laten zien dat je als instelling of gemeente je verantwoordelijkheid neemt. Dat je laat zien dat je er alles aan doet om financieel grip te hebben. Natuurlijk ga je daar de opgelegde bezuiniging niet mee halen. Maar het is voor de beeldvorming van de sector enorm belangrijk.”
De voordelen van datagedreven werken
Je zou kunnen zeggen: de omvang van de bezuiniging is zo groot, dat kun je alleen oplossen door radicale maatregelen. Opleidingen of faculteiten sluiten, gebouwen afstoten of een drastische vermindering van het personeel. Hoe zie je dat?
Rob: “Ik val over het woord ‘alleen’. Ja, de omvang van de bezuiniging is gigantisch. En er zullen echte hele pijnlijke keuzes gemaakt moeten worden. Maar daarnaast moet je als instelling of gemeente echt inzetten op datagedreven werken. Dat heeft twee belangrijke voordelen. In de eerste plaats lekt er in administraties nu onnodig geld weg. Je kunt als universiteit zo een paar ton per jaar besparen als je slimme algoritmes, voor de betaaltape de deur uit gaat, laat controleren op dubbele facturen. Natuurlijk is die paar ton een druppel op de gloeiende plaat, maar het is ook het equivalent van 4 of 5 fte. In een context waarin je waarschijnlijk toch al gedwongen afscheid moet nemen van meer medewerkers dan je lief is. In de tweede plaats gaat datagedreven werken je in dit soort tijden helpen om vele malen strakker te sturen op je begroting. Als de budgetten enorm omlaag moeten, dan is het niet meer genoeg om ieder kwartaal te rapporteren over de realisatie ten opzichte van de begroting. Dan moet je veel dichter op de bal zitten. Door iedere individuele transactie automatisch te laten beoordelen. Wordt er een individuele budgetverantwoordelijkheid overschreden? Denk aan managers die tot een bepaald bedrag mogen bestellen. Is de transactie opvallend hoog in vergelijking met vergelijkbare transacties. Denk bijvoorbeeld aan declaraties. Gaat een transactie buiten een inkooporder om? Wordt er bij een bestelling meer gefactureerd dan overeengekomen? Enzovoorts, enzovoorts.
Geld lekt weg
Je gaf het voorbeeld van de dubbele facturen. Kun je andere voorbeelden noemen van geld dat zoals je zegt weglekt?
”Dubbele facturen is een voorbeeld, dat iedereen snapt. Omdat er een hele directe relatie is tussen de administratieve fout en de onnodige kosten. Maar kort door de bocht kost iedere administratieve fout, onnodig geld. Process mining kan bijvoorbeeld heel concreet informatie genereren over waar inefficiënties in de procesketen aanwezig zijn. Uit berekeningen blijkt dat het oplossen van een procesfrustratie in een administratief proces ruim twee keer zoveel kost als een first-time-right proces. Om een voorbeeld te noemen. Onderzoek toont aan dat de correcte verwerking van een factuur gemiddeld €9 kost. Bij ongeveer 20% van de inkomende facturen worden fouten gemaakt. De gemiddelde verwerkingskosten van een factuur met fouten zijn €20. Stel je voor dat een organisatie 50.000 facturen per jaar verwerkt; dan kost dit €110.000 extra per jaar. Ook op fiscaal vlak laten organisaties geld liggen. Bijvoorbeeld door fouten in de BTW-percentages of door het suboptimaal benutten van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Een minder directe, maar daardoor niet minder kostbare categorie zijn fouten in je stamgegevens. Een voorbeeld: een brief die je naar een student stuurt, die niet aankomt, omdat het adres niet klopt. Die gaat verderop in het proces veel meer onnodig werk en dus veel meer onnodige kosten veroorzaken.
Werkgeluk
Je schreef een boek over werkgeluk en de rol die datagedreven werken daarin speelt. Denk je dat er de komende jaren ruimte overblijft voor werkgeluk?
”Juist in tijden zoals deze is werkgeluk enorm belangrijk. Werken bij een organisatie in tijden van serieuze bezuinigingen is in de basis niet leuk. Het veroorzaakt stress en spanning en je moet vaak enorm veel werk doen, met aanzienlijk minder mensen. Juist in die omstandigheden moet je een cultuur creëren, waarin je mensen in hun kracht zet. Door werkzaamheden zoals het opsporen van fouten en risico’s in je administratie, niet door mensen te laten doen. Algoritmes zijn daar efficiënter en beter in. Bovendien geeft zoeken naar fouten geen energie. Fouten oplossen geeft dat wel. Waar je naartoe moet werken is een cultuur van continu verbeteren. Een cultuur waarin een gevonden fout gezien wordt als een kans om te verbeteren. Dat gaat niet alleen helpen in financieel zware tijden, maar gaat nu al een basis leggen, waarmee je organisatie klaar wordt gestoomd voor de toekomst.
Verder praten?
Bij wijcontrolerenjedata.nl geloven we in de visie die Rob hierboven beschrijft. Maar natuurlijk zijn we ook heel benieuwd naar jouw mening. Wil je een keer vrijblijvend van gedachten wisselen over dit onderwerp? Ervaringen delen op het gebied van Continuous Monitoring? Of misschien vind je het zelfs wel leuk om zelf een keer door ons geïnterviewd te worden. In al die gevallen: neem gerust contact met ons op. We kijken er naar uit je te leren kennen.