Door Mischa Masthoff,
gepubliceerd op 13-06-2024
#spookfacturen #fraude #dubbele-facturen #administratie
Als het klinkt als een factuur en eruit ziet als een factuur, dan is het…fraude. Op een dag ontving een mkb-bedrijf een onverwachte mail, met als onderwerp: ‘Proforma factuur 2406100042’, bijgesloten zat iets dat sterk leek op een factuur, voor een bedrag van 329 euro. Binnen 14 dagen te voldoen. Het bleek een spookfactuur. Wat dat is en hoe dit soort partijen te werk gaan, lees je in dit artikel. In het kader van de zorgvuldigheid vind je onderaan dit artikel de integrale tekst van de mail die bij de factuur zat. Zodat je zelf je eigen oordeel kunt vormen.
Wat is een pro forma factuur?
Werk je in de financiële administratie, dan zul je het begrip pro forma factuur wel kennen. De meeste mensen kennen het niet. En dat is precies waar oplichters gebruik van maken. Simpel gezegd: een pro forma factuur is een voorlopig document dat een klant een indruk geeft hoe de echte factuur eruit zal komen te zien. Er staat veel beknopter en overzichtelijker dan in de gemiddelde offerte op wat een leverancier gaat leveren en tegen welke prijs. Vaak worden pro forma facturen gebruiken bij de import en export van goederen. Voordat je bepaalde goederen kunt importeren, kun je namelijk een inklaringsdocument of vergunning nodig hebben. Een pro forma factuur kan dan helpen om aan de douane aan te tonen wat je precies importeert en wat de waarde daarvan is.
Moet je een pro forma factuur betalen?
Een pro forma factuur is geen rechtsgeldig document. Je hoeft een pro forma factuur dus niet te betalen. Let op, betaal je wel, dan kan het zijn dat er daarmee een overeenkomst ontstaat (ook als het om producten of diensten gaat waar je helemaal niet op zit te wachten). Een pro forma factuur moet duidelijk vermelden dat het gaat om een pro forma factuur en dus niet om een ‘echte’ factuur (in jargon: handelsfactuur). Het probleem is dat de verschillen klein zijn. Weliswaar staan de woorden ‘pro forma’ op een pro forma factuur en soms staan er expliciet bijzinnetjes zoals ‘Een proforma factuur geldt als prijsofferte’. Maar voor de rest zal veel mensen ontgaan dat deze ‘factuur’ niet betaald hoeft te worden. Zo staat er bijvoorbeeld regelmatig ook een vervaldatum op een pro forma factuur.
Signalen die duiden op een spookfactuur
Die onwetendheid is precies waar oplichters misbruik van maken. Een echte factuur naar iemand sturen, terwijl je niks geleverd hebt is strafbaar. Bij een pro forma factuur ligt dat iets genuanceerder. Een pro forma factuur versturen is op zichzelf niet strafbaar. Strafbaar wordt het pas als er op een verkapte manier wordt vermeld dat het een offerte betreft. Met andere woorden, probeer je op een stiekeme manier iemand te verleiden tot het doen van een betaling of is voldoende duidelijk dat het om een aanbod gaat? In het voorbeeld staat er ‘Proforma factuur’ in het onderwerp van de mail. In de mail zelf staat de zin: ‘Wij bieden u, zoals afgesproken, een speciale prijs voor één jaar Euro 329,-.’ (N.B. er is in dit voorbeeld helemaal niks afgesproken met de ontvanger van de e-mail). Ten slotte staat op de pro forma factuur het zinnetje ‘Een proforma factuur geldt als prijsofferte’. Trucjes om te proberen (net) niet strafbaar te zijn. Aan de andere kant: het onderwerp van de mail heeft het over een factuur, in plaats van over een aanbod. In de mail zelf worden een factuurdatum en een vervaldatum genoemd. En waarom zou je überhaupt een pro forma factuur sturen, in een aanbod dat niks met import of export te maken heeft en in een fase waarin de beoogde klant nog geen overeenkomst met je heeft gesloten? Het verdienmodel is vermoedelijk: veel van dit soort pro forma facturen versturen en hopen dat een deel van de ontvangers blind betaalt. Dus, lees je onverwacht de woorden pro forma, laat dan de alarmbellen afgaan en betaal NOOIT (en controleer meteen even of je in het verleden niet al andere bedragen aan het bijbehorende bankrekeningnummer hebt betaald). Waren er nog andere signalen in dit voorbeeld die verdacht waren? Wat opvalt is dat er een Belgisch bankrekeningnummer gebruikt wordt, voor een bedrijf dat gevestigd is in Tsjechië. Dat is niet onmogelijk, maar het zijn wel signalen, die je aan het denken moeten zetten.
En die mail? Hoe zag die eruit?
Tot slot, in het kader van zorgvuldigheid en om iedereen de kans te geven zijn eigen oordeel te vormen, nemen we hieronder de volledige tekst op van de mail uit ons voorbeeld. Lees het door. Denk er over na. Vorm je oordeel. Maar wees vooral gewaarschuwd.
---- Integrale tekst van de mail ----
Beste,
Wij sturen u graag informatie over uw profiel op Netherfind.
Netherfind.nl is de toonaangevende online directory voor Nederlandse bedrijven. Wij helpen u graag om uw zichtbaarheid te vergroten en potentiële klanten te bereiken. Ontdek de kracht van zichtbaarheid en til uw bedrijf naar nieuwe hoogten met netherfind.nl. Onze directory biedt uitgebreide informatie over Nederlandse bedrijven, inclusief foto's, diensten, prijzen en meer. Met onze intuïtieve locatiezoekfunctie en reistips voor toeristen begeleiden we klanten rechtstreeks naar uw voordeur.
Wilt u meer foto's, details of diensten toevoegen aan uw profiel? Neem dan gerust contact met ons op via e-mail op [email protected]. Wij voeren alle wijzigingen binnen 24 uur na ontvangst van uw verzoek door.
Netherfind.nl biedt gedetailleerde en actuele informatie over Nederlandse bedrijven en is daarmee een waardevolle bron voor zowel toeristen als bedrijven.
Wij hebben een breed scala aan bedrijven in ons bestand, wat het een waardevolle hulpbron maakt voor consumenten die in Nederland op zoek zijn naar producten en diensten.
Netherfind biedt u:
- Volledige informatie over uw bedrijf, inclusief contactgegevens, links naar uw sociale netwerken en video-intro.
- Fotogalerij en kaartlocatie
- Klanten-reviews
- De enige B2B-informatie inclusief KvK- en BTW-nummers
- Maandelijkse suggesties voor uw vermelding in artikelen en reisgidsen
Wij bieden u, zoals afgesproken, een speciale prijs voor één jaar Euro 329,-.
Als u vragen heeft, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen.
Hierbij ontvangt u onze proforma factuur als PDF document in de bijlage.
Betalingsinformatie:
Proforma factuurnummer: 2406100042
Factuurdatum: 10.06.2024
Totaalbedrag: € 329
Verloopdatum: 24.06.2024
Met vriendelijke groet,
Directeur Consumentenmarkt
Afdeling Marketing