Door Dirk Westra van Holthe,
gepubliceerd op 30-06-2025
#bezuinigen #control #continuous-monitoring
Een periode van bezuinigingen, zeker voor onze klanten in het hoger onderwijs en bij gemeenten. In dit artikel kijk ik met input van collega Mischa Masthoff vanuit de bril van continuous monitoring naar bezuinigen. Neer concreet hoe jet met continuous monitoring 1. directe kosten kunt besparen, 2. indirect kosten kunt besparen door het verbeteren van kwaliteit en 3. in control kunt blijven op de ongewenste onderstroom.
Hoe begin je? Met klassiek bezuinigen
Eerder schreven we al over het financieel ravijn bij gemeenten en ook het hoger onderwijs krijgt te maken met forse bezuinigingen. Gegeven de omvang van de benodigde bezuinigingen, zullen de nodige "klassieke" oplossingen van stal zijn gehaald:
- Beleidsrijke keuzes waar geen of minder geld aan te alloceren
- Een (stevige) "kaasschaaf" over de budgetten
- (Lang) openstaande inkooporders sluiten
- Kritisch kijken naar (de hoogte van) nieuwe bestellingen en investeringen
- Inhuurstop
- Contracten niet verlengen
Het continu monitoren van de data in je financiële administratie kan hierbij op verschillende manieren helpen. Inclusief de borging dat bovenstaande maatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd.
1. Hoe bespaar je directe kosten? Dubbele facturen, BTW, WKR en bezuinigen op controlerend personeel
De meest voor de hand liggende optie is het controleren op dubbele betalingen of dubbele facturen. De meeste organisaties die wij tegenkomen, doen dat eens in de 2 à 3 jaar achteraf (waarbij je bij concurrenten 40 tot 60% van de gevonden waarde kwijt bent aan kosten). Door meer continu te gaan controleren - in de praktijk vlak voordat je daadwerkelijk betaalt en de betaalbatch naar de bank stuurt - betaal je simpelweg niet meer dubbel en hoef je ook geen kosten te maken om geld terug te halen. Onze grotere klanten besparen daar tussen de € 170.000 en € 210.000 per jaar mee.
Fiscaal zien we dat zowel bij BTW als WKR kosten kunnen worden bespaard. Zaken die kunnen worden afgetrokken (al dan niet via het btw compensatiefonds voor gemeenten) worden niet altijd afgetrokken. Facturen of declaraties die als nihilwaardering of gerichte vrijstelling kunnen worden verwerkt, worden toch in de vrije ruimte genomen. Ook de pro-rata BTW aangifte bij publieke organisaties kan een stuk scherper als je met continuous monitoring zorgt dat facturen juist worden geboekt. De praktijk leert wel dat controles op BTW en WKR ook kostenverhogend kunnen werken als blijkt dat de kwaliteit van de administratie onvoldoende was. En er ten onrechte kosten werden afgetrokken of als vrijstelling werden geboekt. Het voorkomen van naheffingen en boetes, is dan weer wel weer een directe bijdrage aan de bezuinigingsopgave. Zeker de naheffingen op WKR / de loonbelasting kunnen flink aantikken.
Een derde optie die we meer en meer zien, is dat er bezuinigd kan worden op personeel die controles uitvoert. Bij een klant die bijna 3 fte had vrijgemaakt om op dubbele betalingen te controleren en indien nodig geld terug te halen, hebben we gezien dat de geautomatiseerde controles op de betaaltape deze 3 fte bijna volledig hebben bespaard. Ook bij het controleren van declaraties zien we forse besparingen. Declaraties van relatief kleine bedragen (bijvoorbeeld t/m € 40,-) worden in principe direct uitbetaald waarbij er niet meer aan een manager om akkoord wordt gevraagd. Door ook bij grotere declaraties op algoritmes te steunen, hoefde nog maar 8% van het aantal declaraties (4% van het totaal bedrag aan declaraties) te worden beoordeeld, waarbij minder dan 10% daarvan niet helemaal correct was. Naast verlaging van de werkdruk bij managers, is een structurele reductie van 4 fte aan controlerend personeel gerealiseerd. Gegeven de controleresultaten zal het bedrag van declaraties die direct worden uitbetaald, worden verhoogd. Zodat een nog groter deel van de declaraties niet in het proces zelf meer door mensen hoeven te worden gecontroleerd.
2. Hoe bespaar je indirect op kosten? Verbetering van kwaliteit zoals debiteuren en crediteuren stamgegevens
Door regelmatig de administratie te analyseren op allerlei gebieden, worden fouten (die inherent zijn aan het voeren van een administratie) tijdig gesignaleerd en (door de workflow en ingebouwde audit-trail) daadwerkelijk gecorrigeerd. Een hogere frequentie van controleren ofwel continuous monitoring zorgt ervoor dat fouten worden gecorrigeerd vlak nadat ze zijn gemaakt, waardoor het lerend effect groter is en herstelkosten lager zijn dan als een fout maanden lang niet zou zijn opgemerkt. Dit geldt zeker voor controles die helpen om de kwaliteit aan het begin van end-to-end processen te verbeteren. Denk aan het controleren en corrigeren van fouten bij de inkoopadministratie, zodat je niet pas bij het verwerken van de factuur achter issues komt.
Dergelijke controles leiden niet altijd tot directe besparingen, maar vaak wel tot indirecte besparingen. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van debiteuren en crediteuren stamgegevens. Het op orde hebben van deze stamgegevens maakt de kans op dubbele facturen kleiner, als ook te late betalingen en daaruit voortvloeiende onnodige betaalherinneringen een aanmaningskosten. Ook draagt het op orde hebben van de stamgegevens bij aan rechtmatigheid van inkoop / aanbestedingen.
3. Hoe voorkom je ongewenst gedrag? Controleer de ongewenste onderstroom
Bezuinigen is niet leuk en de primaire reactie van ons als mens is om het dan ook te ontwijken. In de praktijk ontstaat er vaak een ongewenste "onderstroom": afdelingen, budgethouders en/of leveranciers proberen onder de bezuinigingen uit te komen. Enkele voorbeelden:
- Kosten worden "verstopt". Een top op externe inhuur? Dan volgt vaak een verschuiving van het grootboek "Externe inhuur" naar "Kosten uitbesteed werk" of andere grootboekrekeningen waar niet expliciet op gestuurd wordt
- Een toename van meerwerkfacturen als gevolg van kritischer inkopen op prijs, waardoor je als organisatie onder aan de streep alsnog nauwelijks bezuinigingen realiseert
- Een toename van bestellingen buiten het reguliere inkoopproces om (facturen zonder inkooporder of declareren), al dan niet onbedoeld door medewerkers die met de beste bedoelingen zelf zaken gaat kopen bij de Action of de lokale bloemist, maar daarbij hogere kosten van verwerking niet meeneemt in het totale plaatje
Hoe pas je continous monitoring toe? Pas continu verbeteren toe
Continuous monitoring kan op deze manier bijdragen aan het realiseren van benodigde bezuinigingen. Zeker als je niet alleen continu monitort, maar controleresultaten daadwerkelijk opvolgt en leert wat er een volgende keer beter kan. Ofwel continu verbeteren, zoals in ons blog Van data naar continu verbeteren verder is uitgewerkt.
Wat levert het op? Directe en indirecte besparingen
In algemene zin is onmogelijk om een concreet bedrag te noemen, omdat het afhankelijk is van de omvang van de organisatie en de huidige stand van zaken. In de praktijk zien we dat snel enkele tonnen kunnen worden bespaard. En dat de kwaliteitsimpuls van de administratie op een meer indirecte manier kosten helpt te besparen.
Anders gezegd kun je continuous improvement als katalysator gebruiken. De inzichten die je continu krijgt, kun je gebruiken om heel gericht bezuinigingsprogramma's op te zetten. En doordat je continu monitort en reflecteert op wat beter kan, borg je dat die programma's ook daadwerkelijk succesvol worden uitgevoerd. Zo kun je met continuous improvement de vele tientallen miljoenen die moeten worden bezuinigd, daadwerkelijk vinden en als bezuiniging realiseren.