Stap voor stap verbeteren met data-analyses

Door Thomas Offerman, gepubliceerd op 29-09-2022

Er is een tijd van komen en er is een tijd van gaan. Dat geldt voor de pakjesboot, maar ook voor de data-controles die wij maken voor onze klanten. In dit blog beschrijven we kort de fases die komen kijken bij de ontwikkeling van een controle.

Eerste fase: Onderzoek

De eerste fase begint zodra iemand in ‘de business’ een probleem ontdekt. Dubbele betalingen die niemand ziet, een onderbreking van het vier-ogen principe, een verkeerde grootboek rubricering. Wat dan ook.

Zodra wij daar melding van krijgen is het aan ons om samen met de business te gaan onderzoeken wat er aan de hand is. Dat betekent dat we de data gaan analyseren en patronen gaan bekijken. Wanneer gaat het fout? Kunnen we uit die patronen een setje regels (zogenaamde ‘business rules’) distilleren?

Soms is dit een heel simpel proces, waar de business zelf al precies weet wat er geïmplementeerd moet worden. Dat maakt ons werk makkelijk. Maar vaak is het meer data-gedreven en dan moeten wij gaan grasduinen in de data. Waar zit de crux van het probleem?

In deze fase van het proces wisselen we vaak datasetjes uit met de business, zodat zij onze resultaten kunnen valideren. Zodra de business tevreden is zetten we het live en gaat de controle periodiek draaien.

Tweede fase: Optimalisatie van controle

In de beste gevallen zet je een controle live en werkt die meteen vlekkeloos. Maar hoe lang je de onderzoeksfase ook maakt, meestal komen er gedurende het jaar toch nog uitzonderingsgevallen boven water.

Dit heeft er ook mee te maken dat degene die melding maakt in de onderzoeksfase niet altijd degene is die de resultaten daadwerkelijk afhandelt. Denk aan een manager of auditor die de meldingen maakt en de business rules bedenkt en een administrateur die er daadwerkelijk mee aan de slag gaat. Vaak worden deze administrateurs wel betrokken bij de onderzoeksfase, maar het gaat meestal pas echt leven als ze de controleresultaten gaan afhandelen.

In deze fase is het daarom belangrijk om te blijven communiceren met degene die daadwerkelijk de resultaten van de controle afhandelt. Samen met hun feedback kan je de laatste puntjes op de i zetten van de controle.

Derde fase: Continuous Improvement

Als de controle eenmaal goed draait dan is het belangrijk om aan de gang te gaan met de processen in de organisatie. Naar mate de controlelijsten worden afgehandeld zal er een beeld ontstaan van de knelpunten die voor fouten zorgen in het proces. De doelstelling van deze fase is om het aantal fouten zwaar terug te dringen. Een controle is namelijk leuk, maar het is dweilen met de kraan open als je de oorzaken niet aanpakt.

Dit zijn niet altijd dingen die je met (onze) techniek kan oplossen. Vaak niet zelfs. De ene keer moet je diep de procesbeschrijvingen in duiken, de andere keren polderen met alle controllers over een uniforme uitvoering. Weer andere keren moet je met Functioneel Beheer de techniek in duiken om een bepaalde boekingsgang te tweaken.

Dit zijn dingen waar wij onze klanten mee begeleiden, maar aan het eind van de dag moet het toch echt uit de business zelf komen.

Validatie

Na Continuous Improvement op het controledossier breekt er (hopelijk) een fase aan waarin er weinig tot geen fouten meer ontstaan. Op zijn minst moet het aantal fouten dalen tot een voor de organisatie acceptabel peil.

Op dit moment wil je de controle natuurlijk niet direct uitzetten, want het probleem kan terugkomen of er kunnen nieuwe problemen ontstaan. Het is wel een goed idee om de frequentie van de controle wat terug te schroeven zodat het meer een kwestie wordt van periodiek vaststellen dat de fouten niet (of minder) voorkomen.

Slaapstand

Het is een goed idee om sommige controles uiteindelijk op inactief te zetten. Dat klinkt misschien raar. Waarom zou je een geautomatiseerde controle op inactief zetten? Maar een controle in de validatie-fase gebruikt nog steeds computer resources en in veel gevallen ook nog steeds menselijke resources. Als je twintig controles in de validatie-modus hebt die allemaal een acceptabel niveau aan fouten produceert, dan zijn je mensen nog steeds bezig met heel veel fouten wegwerken die eigenlijk geen topprioriteit hebben. Die tijd zouden ze dan beter kunnen gebruiken voor een controledossier dat nog niet in control is. Of misschien is het aantal echte fouten inmiddels aanzienlijk gedaald, maar ondertussen moeten mensen nog steeds een lijst met vals positieven doorakkeren.

Doe dus periodiek een review van de controles in de validatie-fase om te kijken of ze nog relevant zijn. Als ze zonder problemen en zonder al te veel werk door akkeren, niks aan de hand. Maar anders is het misschien tijd om ze met pensioen te sturen.