Waarom je administratie het belangrijkste onderdeel van je organisatie is

Door Mischa Masthoff, gepubliceerd op 06-07-2021

Steek je hand op als je weleens op een feestje verteld hebt dat je op de administratie werkt, waarna je gesprekspartner welgemeend en enthousiast uitriep: “Wat interessant! Vertel me meer!” Iemand? Geen handen? Dan gaan we door. Laten we eerlijk zijn. De administratie heeft een imago-probleem. En dat is zonde. Want de kwaliteit van je administratie is van levensbelang voor het succes van je organisatie. En nee, niet alleen door het voorkomen van risico’s.

Maar, administratie is toch stom?

Anderhalf uur was ik er mee bezig. Het voltooien van de UBO-registratie. Door nieuwe wetgeving is het verplicht om alle ‘Ultimate Beneficial Owners’ of ‘uiteindelijk begunstigden’ van een organisatie te registreren bij de Kamer van Koophandel. Dat betekent dat je op zoek moet naar een kopie van het paspoort van je belangrijkste aandeelhouders, je aandeelhoudersregister moet opsnorren en inscannen, een organogram moet tekenen van je organisatie, een aantal vragen digitaal moet beantwoorden en je registratie moet (laten) tekenen. Tussentijds loopt dan de site van de Kamer van Koophandel vast en kun je de aanvraag weer opnieuw beginnen.

Dit is de eerste (en welbekende) kant van het voeren van een administratie. Gegevens ‘vullen en vinken’, omdat het wettelijk verplicht is en je organisatie anders het risico loopt op een boete. Andere voorbeelden zijn er legio. Heb je weleens handmatig op grote hoeveelheden BTW-nummers een VIES-check uitgevoerd (kleine tip: stop met handmatig)? Denk ook aan: het deponeren van je jaarrekening bij de KVK, je BTW-aangifte, verwerkersovereenkomsten, aanbestedingen, enzovoorts, enzovoorts.

Deze kant van je administratie is een pure ‘dissatisfier’. Heb je dit niet op orde, dan lijdt je organisatie schade (of is er in ieder geval een kans dat er schade geleden wordt). Heb je dit wel op orde, dan zal het verder niet of nauwelijks bijdragen aan het succes van je organisatie.

Natuurlijk zijn er verschillende gradaties van deze kant van je administratie. De boete voor het niet op orde hebben van je UBO-registratie bedraagt op dit moment maximaal € 21.750. Dat is veel geld om onnodig te verliezen, maar de gemiddelde organisatie zal daar niet van omvallen. Dat het ook anders kan bewijzen de faillissementen van Enron in 2001 (de grootste audit-fout in de geschiedenis) en later Imtech in 2015 (een combinatie van het in de boeken als winst opvoeren van lopende opdrachten en grootschalige fraude).

Maar ook minder grootse fouten in de administratie leiden in de praktijk tot de ondergang van bedrijven. Denk aan de vele faillissementen van kleine bedrijven die bijvoorbeeld hun kostprijs niet scherp (genoeg) hadden.

Het probleem in de beeldvorming is dat een klein direct succes in de regel meer gewaardeerd wordt dan het voorkomen van een kleine kans op een groot verlies.

De balans tussen je administratie en je primaire proces

Zolang de administratie gezien wordt als een noodzakelijk kwaad, zal je organisatie suboptimaal presteren.

Een voorbeeld uit de praktijk. Er was eens een kredietverstrekker. Zij verdienden hun geld met het uitlenen van geld. Dat lijkt heel simpel. En toch hadden ze letterlijk honderden producten. Verschillende kaarten (creditcards), verschillende rentetarieven, verschillende merken, enzovoorts. De afdelingen Marketing en Sales waren de afdelingen binnen die organisatie, die de meeste invloed hadden. Want wat zij deden, leek te werken. Met alle verschillende producten die ze hadden, verkochten ze het ene na het andere krediet.

De keerzijde was dat de administratie een grote ellende was. Dat resulteerde in meer fraude en veel hogere kosten (op het gebied van de administratie zelf, maar bijvoorbeeld ook op het gebied van IT-investeringen). Oplopende kosten die wel gezien werden, maar niet verbonden werden aan de oorzaak van het probleem. Met andere woorden, het productaanbod werd niet versimpeld, maar er werd meer geïnvesteerd in systemen en mensen om de administratie ‘op orde’ te krijgen.

Het is mijn stellige overtuiging, dat je op die manier het paard achter de wagen spant. Er is een duidelijke wisselwerking tussen je administratie en het primaire proces van je organisatie. Kom je op het punt dat het primaire proces leidt tot een almaar uitdijende, steeds complexere administratie, dan is het verstandig om te kijken of je primaire proces niet eenvoudiger kan.

Een voorbeeld uit onze eigen praktijk. Met ons premium product RealtimeMonitor scannen we de administraties van onze klanten op fouten en risico’s. Per klant hebben we soms tientallen maatwerk controles draaien. Ons initiatief wijcontrolerenjedata.nl is daar een spin off van. Daarmee bieden we standaard controles aan, voor een veel grotere doelgroep en tegen lagere prijzen (afhankelijk van de hoeveelheid data). Voor onze administratie betekent dat nogal wat. Waar we voor ons premium product aan een vaste groep klanten een maandelijke licentievergoeding vragen (een factuur voor een vast bedrag per maand), kan er bij wijcontrolerenjedata.nl op ieder moment van de dag een steeds wisselende (qua bedrag en debiteur) factuur nodig zijn. Is een klant van ons premium product niet tevreden? Dan gaan we in gesprek en lossen we het op. Is een klant van wijcontrolerenjedata.nl niet tevreden? Dan betalen we het geld terug (omdat het een standaard product is, dat zich niet leent voor een maatwerk-oplossing). Als we onze (gewijzigde) administratie voor wijcontrolerenjedata.nl niet hadden kunnen automatiseren, dan hadden we het product nooit moeten lanceren.

Marginal gains

Tot nu toe hebben we het veel gehad over wat er mis kan gaan als je administratie niet voldoet. Variërend van boetes en faillissementen als je administratie niet voldoet, tot de problemen die ontstaan als je administratie niet in balans is met je primaire proces (waarbij naar onze mening je administratie leidend zou moeten zijn in plaats van volgend). Het is tijd om stil te staan bij de positieve kant van je administratie. De kant die je organisatie geld gaat opleveren.

Weet je hoe een wielerploeg de Tour de France wint? Door zogenaamde ‘marginal gains’. Deze term is bekend geworden door het wielerteam Team Sky, destijds succesvol met meervoudig tourwinnaar Chris Froome. Het idee achter de filosofie van marginal gains: als je ieder klein onderdeel van het wielrennen met één procent optimaliseert, dan gaat dat bij elkaar een groot verschil maken. Het verschil tussen winst en verlies.

Deze filosofie is één op één toepasbaar op het succesvol maken van je organisatie door het voeren van een goede administratie. Zeker nu een euro verdienen over het algemeen lastiger is dan een euro besparen (een schatting van Gartner is dat een daling van je uitvoeringskosten met 5% hetzelfde effect heeft als een stijging van je verkopen met 30%).

Bij de gemiddelde administratie geldt de wet van de grote getallen. Door kleine verbeteringen door te voeren in je administratie kan je organisatie heel veel geld besparen. Niet alleen indirect door het voorkomen van boetes, maar zeker ook direct.

Laten we het facturatieproces als voorbeeld nemen. 450 facturen per maand afhandelen kost volgens onderzoek (Gomez, “Reducing Payment Transaction Costs―Small Enterprise Cost of Payment Transactions Study,” September 2000) gemiddeld zo’n € 38.500 per jaar. Volgens schattingen van Gartner en JP Morgan is er in gemiddeld maar liefst 10% to 40% van de facturen sprake van een dispuut. Dat kost volgens Gartner gemiddeld zo’n € 17 per factuur.

Disputen voorkomen scheelt je organisatie dus direct geld. Hetzelfde geldt voor het voorkomen van dubbele facturen. Schattingen lopen uiteen, maar als vuistregel kun je hanteren dat 1% tot 3% van de facturen in je administratie dubbel is. Dit soort kosten kun je met een goede administratie voorkomen door dubbele facturen tijdig (reactief) op te sporen, maar ook (proactief) door je betaalproces duidelijk en vlot te laten lopen. Die laatste optie scheelt je niet alleen kosten door niet dubbel te betalen, maar het scheelt je organisatie ook de kosten voor de verwerking van de factuur.

Een voorbeeld uit de praktijk: onlangs kregen we bericht van een van onze klanten dat onze licentie voortaan niet meer uit hun innovatiebudget betaald zou worden, maar uit hun reguliere IT-budget. Dat betekende dat het inkoopordernummer aangepast moest worden. Er was op dat moment al een factuur van ons onderweg. Die factuur moest worden gecrediteerd (lees: verwerkingskosten) en er moest een nieuwe factuur met het gewijzigde inkoopordernummer worden verstuurd (verwerkingskosten). De nieuwe inkooporder ging daarbij uit van de verkeerde licentieperiode (fout in de administratie). Daarover hebben we mailcontact gehad met de vraag of dit goed zou gaan (verwerkingskosten). Toen betaling (lang) uitbleef hebben we een mail gestuurd naar de aanmaningenmailbox (verwerkingskosten). Twee weken later stuurden we weer een mail naar de aanmaningenmailbox (verwerkingskosten). Toen betaling nog steeds uitbleef stuurden we een mail naar onze opdrachtgever. Die ging er achteraan (verwerkingskosten). Er bleek iets misgegaan te zijn bij de boeking (fout in de administratie). Daarna werd er keurig betaald. Intussen is er vijf keer een factuur voor dezelfde werkzaamheden naar de administratie gestuurd. De oorspronkelijke. De aangepaste. Twee keer als bijlage bij de aanmaning. Een keer als bijlage naar de opdrachtgever. Het risico bestaat dat een van die vijf alsnog dubbel wordt betaald.

Dit was een factuur. De organisatie krijgt er jaarlijks een paar honderdduizend. Natuurlijk gaat het grootste deel goed, maar het voorbeeld laat zien dat kleine foutjes tot relatief veel extra werk (en dus kosten) leiden. Andersom betekent dat, dat kleine verbeteringen tot relatief minder werk (en dus kosten) zullen leiden. Marginal gains met een grote impact.

Waarom je met je administratie op de pot met goud zit

Dus. Een goede administratie voorkomt risico’s oplopend tot failissement en het bespaart door marginal gains veel kosten door de wet van de grote getallen (waarbij het effect van besparing op je uitvoeringskosten 6 keer groter is dan een stijging van je verkopen). Maar er is nog een reden waarom jij als administrateur de belangrijkste baan hebt op het feestje: jij zit op de pot met goud van je organisatie. Jij maakt, controleert en beheert het nieuwe goud van de 21e eeuw: data. De tijd dat beslissingen in je organisatie genomen worden op basis van onderbuikgevoel, ‘visie’ of ervaring is voorbij. Als zelfs HR-opleidingen tegenwoordig panklare data scientists afleveren weet je wel hoe laat het is. Beslissingen worden genomen op basis van data. Zelfs niet alleen door mensen, maar in toenemende mate door Machine Learning en door algoritmes aangestuurde robots (RPA). Dat biedt oneindig veel kansen.

Als je data op orde is.

Ik werk op de administratie en heb daarmee de belangrijkste functie in onze organisatie. In het toprestaurant dat mijn organisatie is of wil zijn, ben ik degene die weet wat er in de koelkast ligt, wat de ingrediënten gekost hebben en wanneer de houdbaarheid verstreken is. En jij, wat doe jij in het dagelijks leven?