Vier veelvoorkomende fouten in de aanpak van dubbele facturen

Door Mischa Masthoff, gepubliceerd op 22-09-2023

Stel je hebt een zak M&M’s. En je hebt een enorme hekel aan de blauwe. Bijvoorbeeld omdat dat associaties bij je oproept van het eten van een Smurf (het kan…). Dan kun je handmatig één voor één iedere M&M inspecteren, voordat je hem in je mond stopt. Dat is alleen veel werk (en zo mis je de film). Je kunt het ook automatiseren. Het enige dat je dan nodig hebt is een of meerdere kenmerken, waaraan alleen de blauwe M&M’s voldoen. Misschien zijn ze harder, zwaarder of ronder dan de overige kleuren. Of misschien is er een ander, heel voor de hand liggend kenmerk waar alle blauwe M&M’s aan voldoen (plaats je antwoord in de comments…). Met het vinden van dubbele facturen in je administratie werkt het net zo. Alleen dan iets genuanceerder. En door die nuance zitten er ook op dit moment dubbele facturen in jouw administratie. In dit artikel gaan we in op vier veelvoorkomende fouten in de aanpak van dubbele facturen.

Fout 1: Ons systeem houdt dubbele facturen tegen

Het probleem met dubbele facturen? Ze zijn niet allemaal blauw. Tuurlijk, voor een deel wel. De facturen waarbij de factuurdatum, het bedrag, de crediteur en het bestelordernummer precies hetzelfde zijn, zijn sowieso dubbel. 100 procent. Wacht…Behalve dan natuurlijk die ene keer dat je collega’s op dezelfde dag in hetzelfde hotel, drie kamers boekten (die hetzelfde waren) en je drie bijna identieke facturen ontving. Een dubbele factuur is bijna nooit zwart of wit (of beter: blauw). De bulk van je dubbele facturen is grijs. Twee facturen voor hetzelfde bedrag, voor hetzelfde product, maar dan net een dag later gefactureerd. Of ‘inhuur week 1 tot en met 4’ in combinatie met ‘inhuur week 3 t/m 4’. Die standaard-module in je administratiepakket die zogenaamd je dubbele facturen tegenhoudt? Die vindt alleen de blauwe. Omdat het vinden van dubbele facturen gespecialiseerd werk is, dat enorm veel vraagt van je software. Juist omdat een factuur om honderd verschillende redenen wel of niet verdacht kan zijn. En daar komt nog iets bij. Vaak kun je de melding in een administratiepakket dat een factuur potentieel dubbel is eenvoudig omzeilen. Bijvoorbeeld door een sterretje achter een factuurnummer te zetten. En gebeurt dat? Je moest eens weten.

Fout 2: We gebruiken een no cure no pay bureau.

Gelukkig zijn er ook gespecialiseerde bedrijven die je dubbele facturen voor je opsporen. Regelmatig gebeurt dat op basis van no cure no pay. Handig, want vinden ze niks, dan betaal je ook niks. Toch heeft dat twee belangrijke nadelen. Het eerste nadeel? Het is niet ongebruikelijk dat je 40% (of meer) van het bedrag aan gevonden dubbele facturen aan het bureau moet betalen. Dus zelfs al vinden ze alle dubbele facturen, dan nog los je maar 60% van je probleem op. Want iemand eet tijdens de inspectie als het ware 40% van je M&M’s op. Een tweede nadeel is dat het voor het bureau loont om zo veel mogelijk potentieel dubbele facturen te vinden. Facturen die jij vervolgens allemaal mag beoordelen op juistheid. Wat ons betreft gaat het om het vinden van een goede balans. Je wil zo veel mogelijk potentieel dubbele facturen vinden, tegen een zo laag mogelijke inspanning van je medewerkers. Want je medewerkers? Die hebben het druk.

Fout 3: Ik controleer iedere factuur persoonlijk

Er zijn controllers of hoofden van de financiële administratie die oprecht iedere factuur handmatig controleren. Daar kunnen we kort over zijn. Als je het hier niet te druk voor hebt, dan zou je het hier te druk voor moeten hebben.

Fout 4: Dubbele betalingen achteraf terughalen in plaats van voorkomen

Een laatste belangrijke weeffout in het systeem is dat bij de meeste organisaties in de praktijk maar een keer in de paar jaar gecontroleerd wordt op dubbele facturen. Waarom? Omdat het no cure no pay bureau liever over 5 jaar data dubbele facturen opspoort. Dat is efficiënter en beter voor hun marges. En aangezien die onderzoeken gericht zijn op zo veel mogelijk verdachte facturen vinden en je daarom als opdrachtgever een zo groot mogelijke lijst krijgt om te controleren, vinden organisaties het over het algemeen wel best om dit circus niet jaarlijks voor de kiezen te krijgen. Het probleem is dat hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans is dat je het dubbel betaalde bedrag ook daadwerkelijk terugkrijgt. Bedrijven gaan failliet, facturen raken kwijt, oud-crediteuren die geen leverancier meer zijn, worden minder klantgericht, je kent het wel. En incassotrajecten? Die zijn duur.

De oplossing? Maandelijks controleren tegen een vast bedrag per maand

Wij geloven in een aanpak waarbij organisaties voor een vast bedrag gedurende het jaar meerdere malen hun administratie kunnen controleren op potentieel dubbele facturen. Idealiter iedere keer voordat de betaaltape de deur uit gaat. Want wat je niet dubbel betaalt, hoef je ook niet terug te halen. Omdat we niet betaald worden op basis van no cure no pay, hebben we geen belang om de lijst met verdachte facturen onnodig lang te maken. In plaats daarvan kunnen we objectief met onze klanten overleggen over hoe ‘scherp’ ze de controle willen ‘afstellen’. Want dubbele facturen zoeken is net als vissen. Hoe groter je net, hoe meer vis je vangt. Maar ook hoe meer rotzooi je vangt. Hoe scherper je een dubbele facturen controle afstelt, hoe groter de kans dat er dubbele facturen doorheen glippen. Maar tegelijkertijd is de kans op zogenaamde false positives (facturen die onterecht als dubbel worden aangemerkt) dan kleiner. Als organisatie moet je daarmee kunnen spelen. Afhankelijk van zaken als bijvoorbeeld (de druk op) je cashflow of de drukte van je administratief medewerkers. Bovendien ga je door vaker te controleren op enig moment patronen ontdekken. Patronen die je gaan helpen om het probleem bij de wortels aan te pakken. Door bijvoorbeeld een proces anders in te richten, leveranciers beter te informeren of een centrale mailbox voor facturen in het leven te roepen. Zo ben je een probleem aan het oplossen, in plaats van een keer in de vijf jaar de gevolgen zo veel mogelijk te beperken.