Waarom kleine fouten in je administratie een groot verschil maken

Door Mischa Masthoff, gepubliceerd op 13-07-2021

Ooit een zwerm mieren in je keukenkastje gehad? Het begint bij een mier die een geurspoor achterlaat voor zijn vriendjes. Niet lang daarna komt de rest en dan begint de ellende. Zo is het ook met data. Iedere dag sluipen er (grotendeels ongezien) fouten in de administratie van je organisatie. Foutjes die op zichzelf misschien niet eens zo erg lijken. Verkeerde BTW-code hier, onjuist mailadres van je debiteur daar. Niet iets waar je je als manager druk om hoeft te maken. Of toch wel?

Kleine fouten krijgen de minste aandacht

Het is de reddingsboei van iedere controller. Het materialiteitsbeginsel. Het materialiteitsbeginsel is een van de accounting principes. Het beginsel houdt in dat eventuele onnauwkeurigheden op de jaarrekening van een organisatie toelaatbaar zijn, als deze niet van materieel belang zijn voor alle belanghebbenden. In gewone mensentaal – en kort door de bocht: als er een fout in je administratie zit, waarvan het effect niet zo heel groot is, dan mag je hem laten zitten.

Een andere populaire term – zeker onder managers, die vinden dat ze het te druk hebben voor details – is het Pareto-principe. Het begon ooit met een economische regel die Vilfredo Pareto vaststelde in zijn publicatie "Cours d'économie politique" uit 1906. Daarin constateerde hij dat 80% van de bezittingen in Italië in handen was van 20% van de inwoners. Zoals dat gaat met die dingen, ging er vervolgens een consultant – Joseph Juran, ‘de vader van het hedendaagse kwaliteitsmanagement’- met het Pareto-principe aan de haal. Hij ontdekte dat de Pareto-verhouding op veel andere dingen toepasbaar is en verruimde de regel door te stellen dat in algemene zin tachtig procent van de uitkomsten verklaard kan worden door twintig procent van de oorzaken. Twintig procent van je klanten is goed voor tachtig procent van je omzet. Dat soort uitspraken.

En ja, natuurlijk hebben ze gelijk. Je wordt niet de vader van het hedendaagse kwaliteitsmanagement door geen gelijk te hebben en accountants hebben per definitie gelijk.

En toch is het goed om ook eens op een andere manier te kijken

Waarom? Omdat we in de praktijk zien dat er bij het orde houden van de data binnen een organisatie te vaak en te beperkt wordt gekeken naar de grote vervuilers (de twintig procent die tachtig procent van de problemen veroorzaakt). En dat lijkt verstandig, maar is om een aantal redenen ook echt onverstandig.

Een kleine fout in je administratie leidt tot meer fouten verderop in het proces

Mijn buurman is agrariër. Zijn motto is: ‘Je kunt onkruid beter uittrekken als het nog klein is, dan wanneer het al groot is’. Zelf wacht ik in de praktijk tot het onkruid lekker groot is. Dan kun je het beter zien en hoef je niet zo ver te bukken. De tuin van mijn buurman ziet er strak uit. Over mijn tuin zullen we het maar niet hebben. Het punt is: omdat ik te lang wacht heeft het onkruid al zaad gevormd. Op het moment dat ik het uittrek, verspreiden al die zaadjes zich, in afwachting van volgend jaar.

Zo is het ook met de data in je administratie. Een verkeerd mailadres in je debiteuren stamgegevens? Klein foutje. Kan gebeuren. Maar dat gaat er verderop in je proces wel voor zorgen dat je een aantal aanmaningen en mogelijk een creditfactuur verder bent, voordat je je geld ontvangt. Is je medewerker te laat met het schrijven van zijn of haar uren? Dan vergroot je de kans dat er later een dispuut ontstaat over de factuur die je stuurt. Een fout in je BTW-code? Krijg je later gezeur mee in je aangifte.

De basis op orde krijgen is niet sexy. Het is ook niet waar de Pareto-aanhangers het meeste voordeel zien. Het is wel de plek waar je grotere problemen in de toekomst gaat voorkomen.

Kleine fouten tellen op

Bij een administratie geldt de wet van de grote getallen. Een aantal van onze klanten verstuurt en ontvangt honderduizenden facturen per jaar. Hun crediteuren- en debiteuren stamgegevens bestaan uit vele tienduizenden regels. Met dat soort aantallen worden heel veel kleine foutjes gemaakt. Met onze software scannen we de administraties van onze klanten continu op fouten en risico’s. Een enkele controle met meer dan duizend gevonden fouten per week is geen uitzondering. Ook al leidt iedere fout op zichzelf tot een klein bedrag aan onnodige kosten (zie bijvoorbeeld wat schattingen van wat het (opnieuw) sturen van een factuur kost), dan nog (groot aantal x kleine impact) is de impact voor je organisatie zeer groot.

Ook uit kleine fouten kun je patronen halen

Iedere fout, ook een kleine, heeft een oorzaak en een gevolg. Over de gevolgen hebben we het gehad. Naast het feit dat kleine fouten leiden tot ‘gevolgschade’ en ze door de wet van de grote getallen weldegelijk een groot effect kunnen hebben, is er een derde voordeel te behalen als je meer aandacht besteedt aan de kleine fouten in je administratie. Ook uit kleine fouten kun je patronen halen.

Je krijgt daarmee inzicht in verborgen oorzaken. Zie je bijvoorbeeld relatief veel dubbele of afgekeurde facturen langskomen, dan kan dat een indicatie zijn dat er iets niet deugt aan je facturatie-proces. Misschien wordt het bijvoorbeeld toch eens tijd om met een vaste mailbox voor facturen te werken. Zie het als een lekkage in je huis. Door kleine druppeltjes op je vloer ontdek je dat er een dakpan van je dak gewaaid is. Door voldoende aandacht te besteden aan kleine foutjes kom je misschien oorzaken tegen, die ergens anders nog veel meer ellende veroorzaken.

Rule based algoritmes en Machine Learning: Door automatisering heb je een veel groter bereik

’Maar ik heb geen tijd of mankracht om me met details bezig te houden.’ Zeg. Dat. Nooit. Meer. De tijd waarin we leven verandert snel. Innovatie en technische mogelijkheden zijn niet langer de beperkende factoren voor vooruitgang. Mindset en gedrag zijn de belangrijkste beperkende factoren. En de AVG, maar dat terzijde.

Weet je nog hoe ‘we’ vroeger de 80-jarige oorlog wonnen? Door verdedigingslinies aan te leggen, die heel slim gebruik maakten van water. Daar kwam je als Spanjaard in je harnas op je paard lastig overheen. Op een dag waren er vliegtuigen, boten en parachutes. Weg strategisch voordeel.

De tijd dat je handmatig fouten in je administratie moest gaan opsporen is voorbij. Rule based algoritmes en Machine Learning kunnen dat werk van je overnemen. Waarna RPA (Robotic Process Automation) gevonden fouten zelfs automatisch kan gaan herstellen. Jezelf bij het op orde krijgen van je administratie richten op de grootste vervuilers is alsof je in je vliegtuig terugvliegt naar je basis, omdat je een kanaal op je pad ziet (‘verdraaid, water, daar komen we nooit overheen’).

Conclusie

Ludwig Mies van der Rohe, een van de belangrijkste architecten van de 20e eeuw, zei het mooi: ‘God is in the details’. Natuurlijk ging die opmerking over de details in zijn ontwerpen en had die niks te maken met het voeren van een administratie. Maar net als de uit zijn context gerukte regel van Pareto, is ook deze uitspraak een goede richtlijn bij het voeren van je administratie. Doe je alles met de hand, concentreer je dan op de fouten in je administratie met de meeste directe impact. Maar ben je ambitieuzer dan dat en sta je open voor de mogelijkheden die innovatie en technologie bieden, leg de lat dan hoger. Werk dan structureel en geautomatiseerd ook aan het voorkomen en herstellen van ook die kleine fouten in je administratie.

Dat gaat je een hoop geld, problemen en frustratie besparen. Ik denk wel tachtig procent ;-)