Controleren is besparen

Door , gepubliceerd op

“Belastingdienst”. “Schoonmoeder”. “AVG”. “PSV”. Er zijn best veel woorden in de Nederlandse taal die (terecht of onterecht) een nare bijsmaak hebben. “Controleren” is er ook zo een. Controleren klinkt als onnodig. Als extra werk. Een gebrek aan vertrouwen. Het is tijd voor een rehabilitatie. Lees hieronder waarom. En misschien is het daarna leuk om je collega’s van Internal Control een keertje wel mee te nemen in je dagelijkse koffie-haal-rondje.

De twee kanten van controle

Het woord “controleren” heeft twee betekenissen. De eerste is “inspecteren”. Bijvoorbeeld: ‘Deze keer mocht er niks fout gaan, het kleinste detail moest worden gecontroleerd’. In deze betekenis komt het woord controleren voor het eerst voor in de Nederlandse taal in het jaar 1548. De tweede betekenis is “beheersen”. Bijvoorbeeld: ‘Ajax controleerde de wedstrijd volkomen’. Grappig feitje is dat in deze betekenis het woord pas sinds 1945 in de Nederlandse taal voor komt. De betekenis met de negatieve bijsmaak zit dus bijna vierhonderd jaar langer in ons collectieve geheugen dan de positieve betekenis.

Controleren binnen een administratie

Ken je dat? Nog even teruglopen naar de voordeur om te kijken of je hem wel op slot hebt gedaan? En dan merken dat de voordeur inderdaad op slot zat. Zoals ie altijd op slot zit als je terugloopt om te controleren? In dat geval kun je twijfelen aan het nut van je controle. Dan is het extra werk. Voor niks. Maar wat nou als je in 0,1% tot 3% van de gevallen je voordeur vergeet af te sluiten? Dat percentage is het percentage facturen dat volgens verschillende onderzoeken gemiddeld dubbel is. Met onze algoritmes vinden we iedere dag fouten en risico’s in de administraties van onze klanten. Vele miljoenen ‘records’ worden continu door onze software gecontroleerd. Als die ervaring ons iets geleerd heeft is het dat in iedere administratie fouten en risico’s zitten. Administraties zijn complex, veranderlijk en (vaak) enorm. Hoe goed je ook je best doet als administrateur, hoe geconcentreerd je ook werkt; er zullen altijd fouten ontstaan. Dat betekent dat controle nodig is.

Controleren = besparen

Een hardnekkig misverstand is dat controleren extra werk is en extra geld kost. Het tegendeel is waar. Voor een klant van ons controleerden we in 2024 alle door hen in 2023 ontvangen facturen. Het algoritme vond 602 potentieel dubbele facturen. Op het moment van schrijven zijn 178 van die facturen door een medewerker van de crediteurenadministratie beoordeeld. Alle op dit moment beoordeelde facturen bleken inderdaad dubbel te zijn. Die 178 facturen vertegenwoordigen een bedrag van € 147.000 euro. Voor het algoritme betaalde de organisatie € 15.000. Financieel een mooie uitkomst, maar hoe zit het met de tijd die de organisatie in de controle stopt? Die tijd bestaat uit het beoordelen van de uitkomsten van het algoritme, maar ook uit het terughalen van het onterecht betaalde geld. Op het moment dat je als organisatie controleert op dubbele facturen voor de betaaltape de deur uit gaat, bespaar je de tijd voor het terughalen van onterecht betaalde facturen. Sterker nog: controle aan het begin van het proces kan extra fouten verderop in het proces voorkomen. Bijvoorbeeld: het periodiek controleren van je crediteuren stamgegevens kan een deel van je dubbele facturen voorkomen. Controleren bespaart dus tijd en geld.

Controleren = leren

Belangrijk is dat je het controleren niet gebruikt om mensen verantwoording af te laten leggen, maar om van te leren. Dus niet: ‘Ik zie dat je veel fouten hebt gemaakt. Kun je volgende keer beter opletten?’, maar samen kijken hoe fouten ontstaan. Om bij het voorbeeld van de dubbele facturen te blijven: een dubbele factuur heeft een oorzaak. Het kan een kwaadwillende crediteur zijn die probeert om zijn omzet nog wat op te krikken. Maar waarschijnlijker is het dat het gaat om een goedbedoelende crediteur die bijvoorbeeld een factuur indient bij de crediteurenadministratie en dezelfde factuur later nog eens indient bij zijn opdrachtgever als de betaling te lang op zich laat wachten. Juist door met grote regelmaat te controleren en bevindingen vast te leggen, ontstaan er patronen en worden onderliggende oorzaken duidelijk. In onze software worden alle gevonden fouten en risico’s (we noemen dit ‘uitzonderingen’) beoordeeld door medewerkers van onze klanten. Zij registreren per uitzondering of het inderdaad een fout of risico is en wat ze er vervolgens mee hebben gedaan. Dat zorgt niet alleen voor transparantie (binnen de organisatie en bijvoorbeeld naar de Belastingdienst in het kader van horizontaal toezicht), maar genereert ook op een consequente manier hele belangrijke informatie om achterliggende oorzaken te ontdekken. Bijvoorbeeld: misschien zijn veel dubbele facturen wel afkomstig van een bepaald aantal leveranciers, of ontstaan ze in bepaalde periodes in het jaar, of vormen ze één specifieke stroom in het facturatieproces. Door te leren van de controleresultaten kun je oorzaken structureel verhelpen. En leidt controleren tot minder werk in plaats van tot extra werk.

Controleren = kunnen vertrouwen

Op het moment dat binnen je organisatie zichtbaar wordt dat controleren leidt tot het structureel voorkomen van fouten, ontstaat er een hele waardevolle dynamiek. Dan wordt het een spel om fouten te vinden en structureel te voorkomen, in plaats van een motie van wantrouwen of de medewerker zijn of haar werk wel goed doet. Daarbij is het vinden van de juiste balans heel belangrijk. In de praktijk is het zo dat we vaak het volgende patroon zien als we een algoritme gebruiken om een administratie op een bepaald onderdeel te controleren. In een eerste testrun vinden we vaak heel veel fouten. Dat is inherent aan het feit dat klanten over het algemeen onze hulp inschakelen op dossiers waar het minder goed gaat. Vaak adviseren we dan om het algoritme in eerste instantie minder ‘streng’ af te stellen. Dan laat je bewust wat fouten in de administratie zitten, maar voorkom je dat je medewerkers vanaf dag 1 grote hoeveelheden uitzonderingen moeten beoordelen. Houd het aantal uitzonderingen behapbaar en ga daar dagelijks in stapjes mee aan de slag. Op het moment dat medewerkers zien dat die fouten worden gecorrigeerd en dat er stappen gezet worden om die fouten structureel te voorkomen, dan is het tijd om het algoritme kritischer af te stellen of controles op andere gebieden toe te voegen. Dan komt “controleren” tot zijn recht en gaat “controleren” om leren, besparen en vertrouwen. Precies die dingen waar “controleren” voor bedoeld is.

In control met onze oplossingen

We hebben verschillende producten om met algoritmes in control te komen. Om datagedreven te gaan werken en om data slim te gebruiken om continu te verbeteren.

GRATIS

Laagdrempelige manier om kennis te maken met geautomatiseerde data-analyses

Gratis

FLEX

Een maatwerk algoritme om dat ene specifieke probleem in je administratie op te lossen

Vanaf 4500

EXPERT

Een met een vakinhoudelijk expert ontwikkelde en beproefde set algoritmes op specifieke thema's

Vanaf 5000

ENTERPRISE

Een volledige suite om datagedreven continu te verbeteren met een onbeperkt aantal algoritmes

Vanaf 50000

Op de hoogte blijven?

Volg ons op  LinkedIn of lees ons blog.

Tip je collega

De kleine lettertjes

Voorwaarden

Home
Oplossingen Gratis Flex Expert Enterprise
Blog Ons verhaal Contact