6 tips voor [minder administratie]

Door Mischa Masthoff, gepubliceerd op 15-02-2021

Het was een keurige mail.

Geachte heer/mevrouw,

Wij hebben vandaag één of meerdere facturen van uw bedrijf betaald. De specificatie van de betaling treft u hierbij aan.

Als u vragen heeft kunt u contact opnemen met onze crediteurenadministratie.

We hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.

Met vriendelijke groet,

Best servicegericht, toch? De vraag is: schiet de organisatie uit dit voorbeeld niet door in zijn administratie? Je registreert een crediteur in je crediteuren stamgegevens. Je registreert een binnengekomen factuur. Je registreert de betaling van de factuur. Dat is allemaal logisch en noodzakelijk. Vervolgens verstuur je een mail naar de crediteur en registreer je dat de mail naar de crediteur is verstuurd. Daar gaat het te ver.

’Geautomatiseerd’ is niet hetzelfde als ‘geen werk’

‘Ja maar’, zul je zeggen, ‘waarschijnlijk gebeurt dit allemaal automatisch’. Natuurlijk scheelt automatiseren werk. Maar ‘geautomatiseerd’ is niet hetzelfde als ‘geen werk’. Ook niet als de code al geschreven is. Het punt is, in het voorbeeld wordt de administratie complexer gemaakt. Er worden gegevens opgehaald, verstuurd en (aanvullend) geregistreerd. Een aanpassing verderop in het systeem kan deze functionaliteit weer ‘stuk’ maken. Bijvoorbeeld wanneer het veld ‘invoice_id’ op enig moment een andere naam krijgt in het bronsysteem. Repareren kost dan tijd en aandacht, maar voorkomen kost ook tijd en aandacht.

Hoe complexer een administratie in elkaar zit, hoe meer werk het is om fouten te voorkomen en om inzicht uit de gegevens te halen. Daarbij maakt het echt niet uit of je nou AFAS online, VISMA, Exact of SAP gebruikt.

Begin met ‘waarom’

Have nothing in your house that you do not know to be useful, or believe to be beautiful. Deze beroemde uitspraak van William Morris - de belangrijkste ontwerper van het 19e-eeuwse Engeland – is een perfecte leidraad voor een goede administratie. Er zijn dingen die je wettelijk gezien moet administreren. Een factuur zonder factuurnummer mag niet. Hoe verwerk je de BTW-aangifte zonder de registratie van BTW-percentages? Bepaalde dingen moet je registreren.

Naast de wettelijke verplichting (zie voor een korte opfriscursus de site van de belastingdienst) zijn er ook dingen die essentieel zijn voor het sturen van je organisatie.

De rest is ruis.

Net als in het echte leven is dingen weggooien of niet meer doen eng. Wat als je het ooit nog een keer nodig hebt? Tel daarbij op de de complexiteit van de gemiddelde organisatie, waarbij jij het wel niet meer nodig kan hebben, maar je geen idee hebt of de informatie nog door een andere afdeling wordt gebruikt. Geen wonder dat de gemiddelde administratie een steeds verder uitdijend monster is. Weest juist daarom kritisch als je overweegt iets nieuws te gaan administreren. Is het geen verplichting of levert het geen extreem waardevolle informatie op? Administreer het dan niet (meer).

Je wil niet alles weten

Ken je ze? Die managers die niet weten wat ze willen? Vraag hen wat ze willen zien in een dashboard of een export en ze zullen zeggen: ‘Doe maar alles’. Het probleem is dat machine learning, analytics en flitsende dashboards meer ‘sexy’ zijn dan het opschonen van data en het werken aan een solide basis-administratie. Dat terwijl het laatste een voorwaarde is voor het eerste.

Een goede manager hecht meer waarde aan een betrouwbare administratie dan aan een gelikt dashboard. Niet alleen omdat de analyses dan meer betrouwbaar zijn, maar ook omdat het platgezegd geld scheelt. Een factuur herzien omdat gegevens niet kloppen kost tijd (en dus geld). Eerst moet je de fout in de factuur herstellen en vervolgens moet er vaak een creditfactuur achteraan.

Niet omdat het kan, maar omdat het moet. Dat zou het adagium moeten zijn bij het administreren van gegevens ten behoeve van informatievoorziening.

Kun je het afleiden? Administreer het dan niet.

Bij de mooiste gemeente van Nederland werd op een dag besloten dat sturen op overhead belangrijk was. Bij iedere functie werd geadministreerd of het overhead was of niet (een extra veld) en welk type overhead het was (een tweede extra veld). In het tweede veld was de keuze uit IT, HR, een aantal andere overheadcategorieën of primair proces.

Het tweede veld maakte daarmee de registratie in het eerste veld overbodig. Valt een functie binnen het primair proces, dan is het geen overhead en in alle andere gevallen is het dat wel. Kiezen voor twee aparte velden betekent dubbel werk en onnodige foutgevoeligheid. Want ja, de combinatie IT en ‘geen overhead’ kwam (simsalabim) regelmatig voor.

Stop met dingen dubbel doen

Ons leven draait om het opschonen, controleren en analyseren van data. Dat doen we voor veel verschillende organisaties. Bij iedere organisatie, groot of klein, komen we het tegen: dezelfde informatie die op meerdere plaatsen wordt geadministreerd. Dat het gebeurt is verklaarbaar. Vaak komt het omdat het ene systeem niet goed ‘praat’ met het andere systeem en je die informatie toch echt in het andere systeem nodig hebt. Dingen op twee plekken administreren is dan een oplossing voor de korte termijn, die op de lange termijn veel problemen gaat veroorzaken.

Je hebt twee keer zoveel kans op fouten, op inconsistenties en op verouderde gegevens. Investeer in koppelingen (API’s), verander je processen, koop betere software of maak harde keuzes in welke gegevens je waar nodig hebt, maar stop met dingen dubbel doen. Op de lange termijn is de business case van de alternatieven altijd positief.

Houd de basis op orde

Gegevens vervuilen. Iedere dag. Mensen maken typefouten, nemen de korte route (het befaamde streepje in een verplicht veld), kennen de betekenis niet van ieder veld, enzovoorts. Je kunt je aan alle tips in dit artikel houden en dan nog wordt je administratie een zooitje als je data niet heel regelmatig controleert op fouten en risico’s.

Dat klinkt als veel werk, maar is vooral een kwestie van discipline. Het is zoals met onkruid. Het komt altijd terug, maar als je regelmatig schoffelt als het nog klein is, scheelt het uiteindelijk heel veel werk in de zomer. Een fout in je crediteuren stamgegevens kan bijvoorbeeld leiden tot een betaling die niet goed verwerkt wordt, of een fiscale sanctie. In beide gevallen veel meer (uitzoek)werk dan het corrigeren van je stamgegevens.

Gelukkig zijn er methodes en tools die je helpen om je data snel te controleren op risico’s en fouten. Bij wijcontrolerenjedata.nl kan dat in vier eenvoudige stappen.

Tot slot

Houd je je aan de 6 tips hierboven, dan zul je straks niet op iedere vraag een antwoord hebben. Maar ieder antwoord dat je wel hebt, zal een gedegen antwoord zijn waarop je kunt steunen. Je administratie zal overzichtelijker, goedkoper en meer betrouwbaar zijn.

Nou? Wat is het eerste waar je mee gaat stoppen?